De betaalcode is een QR-code op de factuur. Je klant scant hem met zijn bank-app en de overschrijving staat klaar: je naam, je IBAN, het bedrag en het factuurnummer in de omschrijving. Geen overtypen, geen omgedraaide cijfers. In Duitsland kent men hem als GiroCode, in Oostenrijk als QR-Zahlungscode — het is dezelfde Europese standaard.
Naast de code staan dezelfde gegevens altijd ook leesbaar als tekst — voor wie liever zelf typt of niet kan scannen.
Instellingen → Administratie → Betaalcode, één schakelaar voor het hele bedrijf. Daarnaast heeft elk document een eigen schakelaar — voor die ene factuur die geen code moet dragen.
Wat hij nodig heeft
- Een volledige bankrekening: rekeninghouder en een geldige IBAN, bijgehouden onder Bedrijfsgegevens. Een BIC is niet nodig; is er een ingevuld, dan moet hij kloppen. De code wijst altijd naar een rekening die ook op het blad gedrukt staat.
- Een factuur. Op offertes, pakbonnen en brieven verschijnt geen code — daar is niets verschuldigd. Ook niet op storno- en correctiedocumenten: bij een vermindering vloeit geld terug, en een code zou de klant uitnodigen een tweede keer te betalen.
Het bedrag in de code is het te betalen bedrag zonder betalingskorting. De korting is een aanbod dat je klant mag aannemen — stond het lagere bedrag in de code, dan zou ook wie na de termijn betaalt te weinig overmaken.
Zwitserland: de QR-factuur
Zwitserland heeft een eigen norm. Ligt je rekening in Zwitserland of Liechtenstein, dan maakt Zirko automatisch de QR-factuur in plaats van de betaalcode: het betaalgedeelte met het Zwitserse kruis onderaan het blad, zoals Zwitserse banken sinds 2022 verlangen — in CHF en in EUR.
Daarvoor is bovendien het volledige adres van het bedrijf nodig (postcode, plaats, land). Een QR-IBAN is alleen voor facturen in franken toegelaten en vraagt een QR-referentie, die Zirko uit de cijfers van je documentnummer vormt.
Wanneer er geen code verschijnt
Zirko laat hem nooit stil weg: op het document staat altijd de reden — bankgegevens onvolledig, documenttype zonder betaling, valuta niet passend. Verhelp de genoemde reden, en de code verschijnt bij de volgende voorvertoning.
Wat vandaag niet gaat
- Alleen euro en Zwitserse frank. Voor andere valuta is er geen code — geen van beide standaarden kent ze. Wie in ponden, kronen, złoty, lei, dollars of yen factureert, krijgt dus geen code.
- Een frankenfactuur op een Duitse rekening krijgt geen code: de betaalcode kent alleen euro's, de QR-factuur alleen Zwitserse en Liechtensteinse rekeningen.
- Zirko ziet niet of er is overgemaakt. De code maakt het betalen gemakkelijker, niet het boeken — de betaling registreer je zelf, zie Betaling registreren.