Elk land eist dat een bedrijf facturen, boeken en loonadministratie jarenlang bewaart — en bijna elk land rekent daarbij anders. Zirko toont je de termijnen van jouw land op één plek, met het voorschrift erbij, zodat je niet uit drie bronnen drie verschillende getallen bij elkaar hoeft te zoeken.
Instellingen → Onderneming → Bewaarplicht. Het tabblad ziet alleen Kantoor – Beheerder. Er wordt daar niets ingesteld; het is een inlichting.
Wat het tabblad toont
Onder Hoe lang je moet bewaren staan vier soorten stukken, elk met hun termijn en het voorschrift waar die vandaan komt:
- Facturen en bewijsstukken
- Boeken, administratie en jaarrekeningen
- Loonadministratie
- Urenregistratie
Vier soorten en niet één getal, omdat in meerdere landen bewijsstukken en boeken verschillend lang moeten worden bewaard. Wie alleen het kortere getal kent, gooit de boeken te vroeg weg — en dat valt niet meer te herstellen. Gelden voor meerdere soorten dezelfde termijn en hetzelfde voorschrift, dan staan ze samen op één regel.
Bij elke termijn staat vanaf wanneer die loopt: vaak vanaf het einde van het kalender- of boekjaar, niet vanaf de datum van het stuk. Een factuur van januari moet je dus bijna een jaar langer bewaren dan het getal alleen doet vermoeden.
Wanneer een andere termijn geldt
Het onderste deel is het belangrijkste. Daar staat wanneer een andere termijn geldt dan hierboven — vooral wanneer de reguliere termijn niet genoeg is: bijvoorbeeld voor stukken over onroerende zaken en gebouwen, als je een eigen werkplaats of hal hebt, of zolang er een controle van de belastingdienst loopt. Lees het één keer helemaal voordat je oude mappen weggooit.
Kent Zirko voor je land geen onderbouwde termijn, dan staat daar geen getal, maar het verzoek om het aan je belastingadviseur te vragen. Een verkeerd getal zou erger zijn dan geen getal.
Wat dat voor Zirko betekent
Zirko is geen archiefdienst. De plicht rust op je bedrijf, niet op ons. Eindigt je contract, dan blijven je gegevens dertig dagen leesbaar en worden daarna verwijderd. Maak daarom zelf regelmatig een kopie van je administratie — met de gegevensexport.
Verwijderen pas na afloop. Naar het archief verplaatsen kun je een project altijd. Definitief verwijderen kan pas als de langste termijn van je land is verstreken — gerekend vanaf het jongste stuk dat eraan hangt. Zirko neemt daarbij altijd de langste termijn, omdat het niet kan beoordelen welke soort stuk elk afzonderlijk bestand is.
Een uitgegeven factuur verwijder je niet, ook niet na afloop. Zij is onveranderbaar; een foute wordt gecrediteerd.
En haar blad blijft zoals het was. Wordt een uitgegeven document voor het eerst weergegeven — in de voorbeeldweergave of bij het maken van de pdf —, dan bevriest Zirko wat erop staat: je bedrijfsgegevens en verplichte vermeldingen, logo en briefpapier, de gedrukte teksten. Wijzig je later je adres, je logo of een tekst, dan geldt dat voor nieuwe documenten; een uitgegeven document toont ook over jaren nog wat er bij zijn eerste weergave op stond.
Doorslaggevend is altijd de wet, niet deze weergave. Zij vervangt geen fiscaal advies.