どの国も、事業者に請求書、帳簿、給与関係書類を何年にもわたって保存することを求めます — そして、その数え方は国ごとにほとんど違います。Zirkoは自国の期間を、根拠となる規定とあわせて一か所に表示します。三つの情報源から三つの違う数字を拾い集めずに済むようにするためです。
設定 → 会社 → 保存期間。このタブが見えるのはオフィス – 管理者だけです。ここで設定するものはありません。確認のための表示です。
タブに表示されるもの
保存が必要な期間の下に、4種類の書類が、それぞれの期間と、その期間の根拠となる規定とともに並びます。
- 請求書および証憑書類
- 帳簿、記録および決算書類
- 給与関係書類
- 労働時間の記録
数字が一つではなく4種類あるのは、証憑と帳簿とで保存期間が違う国がいくつもあるからです。短いほうの数字しか知らない人は帳簿を早く捨ててしまい — それは二度と取り返せません。同じ規定から同じ期間が導かれる種類は、1行にまとめて表示されます。
期間ごとに、いつから数えるかも書かれています。多くの場合、書類の日付からではなく、暦年または事業年度の末日からです。つまり1月の請求書は、数字だけから想像するよりもほぼ1年長く保存しなければなりません。
別の期間が適用される場合
下の欄がいちばん大切です。そこには、上記とは別の期間が適用される場合、とりわけ原則の期間では足りない場合が書かれています — たとえば自社の作業場や倉庫を持っている場合の土地や建物に関する書類や、税務署の調査が続いている間です。古いファイルを処分する前に、一度通して読んでください。
自国について裏付けのある期間をZirkoが把握していない場合、そこには数字ではなく、税理士に確認してほしいというお願いが表示されます。誤った数字は、数字がないことより悪いからです。
Zirkoにとっての意味
Zirkoは書類の保管サービスではありません。義務を負うのは事業者であり、私たちではありません。契約が終了すると、データは30日間閲覧でき、そのあと削除されます。ですから、書類は定期的にご自身で保存してください — データのエクスポートを使います。
完全削除は保存期間の満了後です。案件をアーカイブへ移すのはいつでもできます。完全に削除できるのは、自国の最も長い期間が満了してからです — 起算日は、その案件に紐づく最も新しい記録です。Zirkoは個々のファイルがどの種類の書類かを判断できないため、常に最も長い期間を適用します。
発行済みの請求書は、期間が満了しても削除しません。請求書は変更できません。誤ったものは取り消します。
そして、その用紙も当時のままです。発行済みの帳票が初めて表示されたとき — プレビューでも、PDFの作成時でも — Zirkoはそこに載っている内容を凍結します。事業者情報と必須記載事項、ロゴとレターヘッド、印刷される文言です。あとで住所やロゴや文言を変えても、それが適用されるのは新しい帳票で、発行済みの帳票は何年たっても、最初に表示されたときの内容を示します。
効力を持つのは常に法律であり、この表示ではありません。この表示は税務上の助言に代わるものではありません。