Varje land kräver att ett företag sparar fakturor, bokföring och löneunderlag i flera år — och nästan varje land räknar olika. Zirko visar dig fristerna i ditt land på ett ställe, med bestämmelsen till, så att du inte behöver leta ihop tre olika tal ur tre källor.
Inställningar → Företag → Arkivering. Fliken ser bara Kontor – administratör. Där ställs ingenting in; den är en upplysning.
Vad fliken visar
Under Hur länge du måste bevara underlagen står fyra slags underlag, vart och ett med sin frist och den bestämmelse den kommer från:
- Fakturor och verifikationer
- Bokföring, räkenskapsmaterial och bokslut
- Löneunderlag
- Arbetstidsregistrering
Fyra slag och inte ett tal, eftersom verifikationer och bokföring i flera länder ska sparas olika länge. Den som bara känner till det kortare talet slänger bokföringen för tidigt — och det går inte att rätta till i efterhand. Har flera slag samma frist enligt samma bestämmelse står de tillsammans på en rad.
Vid varje frist står från när den löper: ofta från utgången av kalender- eller räkenskapsåret, inte från verifikationens datum. En faktura från januari ska alltså sparas nästan ett år längre än talet ensamt låter ana.
När en annan tid gäller
Det nedre avsnittet är det viktigaste. Där står när en annan tid gäller än ovan — framför allt när huvudregeln inte räcker: till exempel för underlag om fastigheter och byggnader, om du har en egen verkstad eller hall, eller så länge en granskning från skattemyndigheten pågår. Läs det helt en gång innan du gör dig av med gamla pärmar.
Känner Zirko inte till någon belagd frist för ditt land står det inget tal där, utan en uppmaning att fråga din skatterådgivare. Ett felaktigt tal vore värre än inget alls.
Vad det betyder för Zirko
Zirko är ingen arkivtjänst. Skyldigheten ligger på ditt företag, inte på oss. Tar ditt avtal slut förblir ditt bestånd läsbart i trettio dagar och raderas sedan. Säkra därför dina underlag själv med jämna mellanrum — med dataexporten.
Radera först när fristen har löpt ut. Flytta ett projekt till arkivet kan du när som helst. Slutgiltigt raderas det först när den längsta fristen i ditt land har löpt ut — räknat från den senaste uppgiften som hör till det. Zirko tar därvid alltid den längsta fristen, eftersom det inte kan bedöma vilket slags underlag varje enskild fil är.
En utställd faktura raderar du inte, inte heller när fristen har löpt ut. Den är oföränderlig; en felaktig krediteras.
Och dess blad förblir som det var. När ett utställt underlag visas för första gången — i förhandsvisningen eller när PDF:en skapas —, fryser Zirko det som står på det: dina företagsuppgifter och obligatoriska uppgifter, logotyp och brevpapper, de tryckta texterna. Ändrar du senare din adress, din logotyp eller en text gäller det för nya underlag; ett utställt visar även om flera år det som stod på det vid första visningen.
Det är alltid lagen som gäller, inte den här visningen. Den ersätter ingen skatterådgivning.