Katra valsts prasa, lai uzņēmums gadiem ilgi glabā rēķinus, grāmatvedības reģistrus un darba samaksas dokumentus — un gandrīz katra valsts to rēķina citādi. Zirko tev rāda tavas valsts termiņus vienā vietā, kopā ar attiecīgo normu, lai tev nebūtu jāmeklē trīs dažādi skaitļi no trim avotiem.
Iestatījumi → Uzņēmums → Glabāšana. Šo cilni redz tikai Birojs – administrators. Tur nekas netiek iestatīts; tā ir uzziņa.
Ko cilne rāda
Sadaļā Cik ilgi dokumenti jāglabā ir četri dokumentu veidi, katrs ar savu termiņu un normu, no kuras tas izriet:
- Rēķini un attaisnojuma dokumenti
- Grāmatvedības reģistri, uzskaite un gada pārskati
- Darba samaksas dokumenti
- Darba laika uzskaites dokumenti
Četri veidi, nevis viens skaitlis, jo vairākās valstīs attaisnojuma dokumenti un grāmatvedības reģistri jāglabā dažādi ilgi. Kas zina tikai īsāko skaitli, tas reģistrus izmet par agru — un to vairs nevar izlabot. Ja vairākiem veidiem ir viens un tas pats termiņš no vienas un tās pašas normas, tie ir kopā vienā rindā.
Pie katra termiņa ir norādīts, no kura brīža tas skaitās: bieži no kalendārā vai finanšu gada beigām, nevis no dokumenta datuma. Janvāra rēķins tātad jāglabā gandrīz par gadu ilgāk, nekā varētu domāt pēc skaitļa vien.
Kad piemēro citu termiņu
Apakšējā sadaļa ir vissvarīgākā. Tur ir rakstīts, kad piemēro citu termiņu nekā augstāk — it īpaši, kad parastais termiņš nepietiek: piemēram, dokumentiem par zemi un ēkām, ja tev ir sava darbnīca vai halle, vai kamēr notiek nodokļu iestādes pārbaude. Izlasi to vienreiz pilnībā, pirms izmet vecās mapes.
Ja Zirko tavai valstij nezina pamatotu termiņu, tur nav skaitļa, bet lūgums pajautāt savam grāmatvedim vai nodokļu konsultantam. Nepareizs skaitlis būtu sliktāks nekā nekāds.
Ko tas nozīmē attiecībā uz Zirko
Zirko nav arhīva pakalpojums. Pienākums gulstas uz tavu uzņēmumu, nevis uz mums. Kad tavs līgums beidzas, tavi dati vēl trīsdesmit dienas ir lasāmi, un pēc tam tie tiek dzēsti. Tāpēc regulāri saglabā savus dokumentus pats — ar datu eksportu.
Dzēst var tikai pēc termiņa beigām. Pārvietot projektu uz arhīvu vari jebkurā brīdī. Neatgriezeniski izdzēst to var tikai tad, kad ir beidzies tavas valsts garākais termiņš — skaitot no jaunākā ieraksta, kas ar to saistīts. Zirko pie tam vienmēr ņem garāko termiņu, jo nevar izvērtēt, kāda veida dokuments ir katrs atsevišķais fails.
Izrakstītu rēķinu tu neizdzēs, arī ne pēc termiņa beigām. Tas ir negrozāms; nepareizs rēķins tiek stornēts.
Un tā lapa paliek tāda, kāda bija. Kad izrakstīts dokuments tiek parādīts pirmo reizi — priekšskatījumā vai veidojot PDF —, Zirko iesaldē to, kas uz tā ir: tava uzņēmuma datus un obligātās ziņas, logotipu un veidlapu, drukātos tekstus. Ja vēlāk maini adresi, logotipu vai kādu tekstu, tas attiecas uz jauniem dokumentiem; izrakstīts dokuments arī pēc gadiem rāda to, kas uz tā bija pirmajā parādīšanas reizē.
Noteicošais vienmēr ir likums, nevis šis attēlojums. Tas neaizstāj nodokļu konsultāciju.