Fiecare țară cere ca o firmă să păstreze ani la rând facturile, registrele și documentele de salarizare — și aproape fiecare țară socotește altfel. Zirko îți arată termenele țării tale într-un singur loc, cu prevederea legală alături, ca să nu aduni din trei surse trei cifre diferite.
Setări → Companie → Păstrare. Fila o vede doar Birou – Administrator. Acolo nu se setează nimic; fila este o informare.
Ce arată fila
La Cât timp trebuie să păstrezi documentele stau patru feluri de documente, fiecare cu termenul lui și cu prevederea din care provine:
- Facturi și documente justificative
- Registre contabile, evidențe și situații financiare
- Documente de salarizare
- Evidența timpului de lucru
Patru feluri și nu o singură cifră, pentru că în mai multe țări documentele justificative și registrele se păstrează perioade diferite. Cine cunoaște doar cifra mai mică aruncă registrele prea devreme — și asta nu se mai poate repara. Dacă mai multe feluri au același termen din aceeași prevedere, stau împreună pe un singur rând.
La fiecare termen scrie de când curge: adesea de la sfârșitul anului calendaristic sau al exercițiului financiar, nu de la data documentului. O factură din ianuarie trebuie deci păstrată aproape cu un an mai mult decât ai crede după cifra singură.
Când se aplică un alt termen
Secțiunea de jos este cea mai importantă. Acolo scrie când se aplică un alt termen decât cel de mai sus — mai ales când termenul obișnuit nu ajunge: de exemplu pentru documentele despre terenuri și clădiri, dacă ai un atelier sau o hală proprie, ori cât timp durează un control al administrației fiscale. Citește-o o dată în întregime înainte să arunci dosare vechi.
Dacă Zirko nu cunoaște pentru țara ta un termen confirmat, acolo nu apare nicio cifră, ci rugămintea să îl întrebi pe consultantul tău fiscal. O cifră greșită ar fi mai rea decât niciuna.
Ce înseamnă asta pentru Zirko
Zirko nu este un serviciu de arhivare. Obligația îi revine firmei tale, nu nouă. Dacă se încheie contractul tău, datele tale rămân lizibile treizeci de zile și sunt șterse după aceea. De aceea salvează-ți documentele singur, în mod regulat — cu exportul datelor.
Ștergere abia după expirarea termenului. În arhivă poți muta un proiect oricând. Definitiv se poate șterge abia când a expirat cel mai lung termen al țării tale — socotit de la cea mai recentă înregistrare legată de el. Zirko ia întotdeauna cel mai lung termen, pentru că nu poate judeca ce fel de document este fiecare fișier în parte.
O factură emisă nu o ștergi, nici după expirarea termenului. Ea este imposibil de modificat; una greșită se stornează.
Iar foaia ei rămâne cum era. Când un document emis este afișat pentru prima dată — în previzualizare sau la crearea PDF-ului —, Zirko îngheață ce stă pe el: datele și mențiunile obligatorii ale firmei tale, sigla și antetul, textele tipărite. Dacă îți schimbi mai târziu adresa, sigla sau un text, asta se aplică documentelor noi; unul emis arată și peste ani ce stătea pe el la prima lui afișare.
Hotărâtoare este întotdeauna legea, nu acest afișaj. El nu înlocuiește consultanța fiscală.