Iga riik nõuab, et ettevõte hoiaks arveid, raamatupidamist ja palgadokumente aastaid alles — ja peaaegu iga riik arvestab seda isemoodi. Zirko näitab sulle sinu riigi tähtajad ühes kohas, koos sätetega, et sa ei peaks kolmest allikast kolme erinevat arvu kokku otsima.
Seaded → Ettevõte → Säilitamine. Vahelehte näeb ainult Kontor – admin. Seal ei seadistata midagi; see on teave.
Mida vaheleht näitab
Jaotises Kui kaua pead dokumente säilitama on neli liiki dokumente, igaüks oma tähtaja ja sättega, millest see tuleb:
- Arved ja algdokumendid
- Raamatupidamisregistrid, arvestusdokumendid ja aruanded
- Palgaarvestuse dokumendid
- Tööajaarvestuse dokumendid
Neli liiki ja mitte üks arv, sest mitmes riigis tuleb algdokumente ja raamatupidamist hoida eri aja. Kes teab ainult lühemat arvu, viskab raamatupidamise liiga vara ära — ja seda ei saa enam heastada. Kui mitmel liigil on sama tähtaeg samast sättest, on need koos ühel real.
Iga tähtaja juures on kirjas, millest alates see jookseb: sageli kalendri- või majandusaasta lõpust, mitte dokumendi kuupäevast. Jaanuari arvet tuleb seega hoida peaaegu aasta kauem, kui arv üksi arvata laseb.
Millal kehtib teine tähtaeg
Alumine lõik on kõige tähtsam. Seal on kirjas, millal kehtib ülal nimetatust erinev tähtaeg — eelkõige, millal tavaline tähtaeg ei piisa: näiteks kinnisasjade ja hoonete dokumentide puhul, kui sul on oma töökoda või hall, või seni, kuni maksuameti kontroll kestab. Loe see üks kord täielikult läbi, enne kui vanad kaustad ära viskad.
Kui Zirko ei tea sinu riigi kohta tõendatud tähtaega, ei ole seal arvu, vaid palve küsida oma raamatupidajalt. Vale arv oleks halvem kui arvu puudumine.
Mida see Zirko jaoks tähendab
Zirko ei ole arhiiviteenus. Kohustus lasub sinu ettevõttel, mitte meil. Kui sinu leping lõpeb, jääb sinu sisu kolmekümneks päevaks loetavaks ja kustutatakse seejärel. Varunda oma dokumendid seetõttu regulaarselt ise — andmete ekspordiga.
Kustutamine alles pärast tähtaja lõppu. Arhiivi saad projekti lükata igal ajal. Lõplikult kustutada saab seda alles siis, kui sinu riigi pikim tähtaeg on möödas — arvestatuna selle küljes olevast kõige uuemast kirjest. Zirko võtab seejuures alati pikima tähtaja, sest ta ei saa hinnata, mis liiki dokument iga üksik fail on.
Väljastatud arvet sa ei kustuta, ka mitte pärast tähtaja lõppu. See on muutmatu; vale arve tühistatakse.
Ja selle paber jääb selliseks, nagu see oli. Kui väljastatud dokumenti kuvatakse esimest korda — eelvaates või PDF-i loomisel —, külmutab Zirko selle, mis sellel on: sinu ettevõtte andmed ja kohustuslikud andmed, logo ja kirjaplangi, trükitud tekstid. Kui muudad hiljem oma aadressi, logo või mõnd teksti, kehtib see uute dokumentide kohta; väljastatud dokument näitab ka aastate pärast seda, mis sellel esimesel kuvamisel oli.
Määrav on alati seadus, mitte see kuva. See ei asenda maksunõustamist.