Ogni Paese chiede che un'impresa conservi per anni fatture, libri contabili e documenti relativi alle retribuzioni — e quasi ogni Paese conta in modo diverso. Zirko ti mostra i termini del tuo Paese in un unico punto, con la norma accanto, così non devi mettere insieme tre numeri diversi da tre fonti diverse.
Impostazioni → Azienda → Conservazione. La scheda la vede solo l'Ufficio – Admin. Lì non si imposta nulla; è un'informazione.
Che cosa mostra la scheda
Sotto Per quanto tempo devi conservare i documenti compaiono quattro tipi di documenti, ciascuno con il suo termine e la norma da cui deriva:
- Fatture e documenti giustificativi
- Libri contabili, scritture e bilanci
- Documenti relativi alle retribuzioni
- Registrazioni dell'orario di lavoro
Quattro tipi e non un solo numero, perché in diversi Paesi documenti giustificativi e libri contabili vanno conservati per periodi diversi. Chi conosce solo il numero più basso butta via i libri troppo presto — e a quel punto non si rimedia più. Se più tipi hanno lo stesso termine in base alla stessa norma, compaiono insieme su una riga.
Per ogni termine è indicato da quando decorre: spesso dalla fine dell'anno solare o dell'esercizio, non dalla data del documento. Una fattura di gennaio va quindi conservata quasi un anno in più di quanto il solo numero farebbe pensare.
Quando vale un termine diverso
La sezione in basso è la più importante. Lì è scritto quando vale un termine diverso da quello sopra — soprattutto quando il termine ordinario non basta: per esempio per i documenti su terreni e fabbricati, se hai un'officina o un capannone di proprietà, oppure finché è in corso una verifica dell'amministrazione fiscale. Leggila una volta per intero prima di buttare vecchi raccoglitori.
Se per il tuo Paese Zirko non conosce un termine documentato, lì non compare un numero, ma l'invito a chiedere al tuo commercialista. Un numero sbagliato sarebbe peggio di nessun numero.
Che cosa significa per Zirko
Zirko non è un servizio di archiviazione. L'obbligo riguarda la tua impresa, non noi. Se il tuo contratto finisce, i tuoi dati restano leggibili per trenta giorni e poi vengono cancellati. Metti quindi al sicuro i tuoi documenti regolarmente da te — con l'esportazione dei dati.
Eliminazione solo a termine scaduto. Spostare un progetto in archivio puoi farlo in qualsiasi momento. Eliminarlo definitivamente si può solo quando è scaduto il termine più lungo del tuo Paese — calcolato dalla registrazione più recente collegata al progetto. Zirko applica sempre il termine più lungo, perché non può valutare di che tipo di documento si tratti in ogni singolo file.
Una fattura emessa non la elimini, nemmeno a termine scaduto. È immodificabile; una fattura sbagliata viene stornata.
E il suo foglio resta com'era. Quando un documento emesso viene visualizzato per la prima volta — nell'anteprima o alla creazione del PDF —, Zirko congela ciò che vi compare: i dati e le indicazioni obbligatorie della tua impresa, logo e carta intestata, i testi stampati. Se in seguito cambi indirizzo, logo o un testo, vale per i nuovi documenti; uno già emesso mostra anche dopo anni ciò che vi compariva alla sua prima visualizzazione.
Fa fede sempre la legge, non questa schermata. Non sostituisce una consulenza fiscale.