Każdy kraj wymaga, żeby firma przez lata przechowywała faktury, księgi i dokumentację płacową — i prawie każdy kraj liczy to inaczej. Zirko pokazuje Ci terminy Twojego kraju w jednym miejscu, razem z przepisem, żebyś nie zbierał z trzech źródeł trzech różnych liczb.
Ustawienia → Przedsiębiorstwo → Przechowywanie. Zakładkę widzi tylko Biuro – administrator. Niczego się tam nie ustawia; to informacja.
Co pokazuje zakładka
Pod Jak długo musisz przechowywać dokumenty stoją cztery rodzaje dokumentów, każdy ze swoim terminem i przepisem, z którego on wynika:
- Faktury i dowody księgowe
- Księgi rachunkowe, ewidencje i sprawozdania finansowe
- Dokumentacja płacowa
- Ewidencja czasu pracy
Cztery rodzaje, a nie jedna liczba, bo w kilku krajach dowody księgowe i księgi przechowuje się przez różny czas. Kto zna tylko krótszą liczbę, wyrzuca księgi za wcześnie — a tego nie da się już naprawić. Jeśli kilka rodzajów ma ten sam termin z tego samego przepisu, stoją razem w jednym wierszu.
Przy każdym terminie stoi, od kiedy biegnie: często od końca roku kalendarzowego albo obrotowego, a nie od daty dokumentu. Fakturę ze stycznia trzeba więc przechowywać prawie o rok dłużej, niż sugeruje sama liczba.
Kiedy obowiązuje inny termin
Dolna część jest najważniejsza. Stoi tam, kiedy obowiązuje inny termin niż powyżej — przede wszystkim, kiedy podstawowy termin nie wystarcza: na przykład dla dokumentów dotyczących gruntów i budynków, jeśli masz własny warsztat albo halę, albo dopóki trwa kontrola urzędu skarbowego. Przeczytaj ją raz w całości, zanim wyrzucisz stare segregatory.
Jeśli Zirko nie zna dla Twojego kraju potwierdzonego terminu, nie stoi tam żadna liczba, tylko prośba, żebyś zapytał swojego doradcę podatkowego. Błędna liczba byłaby gorsza niż żadna.
Co to oznacza dla Zirko
Zirko nie jest usługą archiwizacyjną. Obowiązek ciąży na Twojej firmie, nie na nas. Gdy Twoja umowa się kończy, Twoje dane pozostają czytelne przez trzydzieści dni, a potem są usuwane. Dlatego regularnie zabezpieczaj swoje dokumenty sam — przez eksport danych.
Usunięcie dopiero po upływie terminu. Do archiwum możesz przenieść projekt w każdej chwili. Trwale usunąć da się go dopiero wtedy, gdy upłynie najdłuższy termin Twojego kraju — licząc od najnowszego zapisu, który jest z nim powiązany. Zirko przyjmuje przy tym zawsze najdłuższy termin, bo nie potrafi ocenić, jakim rodzajem dokumentu jest każdy pojedynczy plik.
Wystawionej faktury nie usuwasz, także po upływie terminu. Jest niezmienialna; błędną się stornuje.
A jej arkusz zostaje taki, jaki był. Gdy wystawiony dokument zostanie wyświetlony po raz pierwszy — w podglądzie albo przy tworzeniu PDF —, Zirko zamraża to, co na nim stoi: dane i dane obowiązkowe Twojej firmy, logo i papier firmowy, drukowane teksty. Jeśli później zmienisz adres, logo albo tekst, dotyczy to nowych dokumentów; wystawiony pokazuje nawet po latach to, co stało na nim przy pierwszym wyświetleniu.
Wiążące są zawsze przepisy prawa, a nie ta informacja. Nie zastępuje ona doradztwa podatkowego.