Jokainen maa vaatii, että yritys säilyttää laskut, kirjanpidon ja palkka-aineiston vuosien ajan — ja lähes jokainen maa laskee sen eri tavalla. Zirko näyttää sinulle oman maasi määräajat yhdessä paikassa, säännöksineen, jotta sinun ei tarvitse etsiä kolmesta lähteestä kolmea eri lukua.
Asetukset → Yritys → Säilytys. Välilehden näkee vain Toimisto – pääkäyttäjä. Siellä ei aseteta mitään; se on tietolähde.
Mitä välilehti näyttää
Otsikon Kuinka kauan sinun on säilytettävä asiakirjoja alla on neljä aineistolajia, kukin määräaikoineen ja säännöksineen, josta määräaika tulee:
- Laskut ja tositteet
- Kirjanpitokirjat, kirjanpitoaineisto ja tilinpäätökset
- Palkkakirjanpito
- Työaikakirjanpito
Neljä lajia eikä yksi luku, koska useassa maassa tositteet ja kirjanpito on säilytettävä eri pituisen ajan. Se, joka tuntee vain lyhyemmän luvun, heittää kirjanpidon pois liian aikaisin — eikä sitä voi enää korjata. Jos usealla lajilla on sama määräaika samasta säännöksestä, ne ovat samalla rivillä.
Jokaisen määräajan kohdalla lukee, mistä alkaen se kulkee: usein kalenteri- tai tilikauden päättymisestä, ei tositteen päivämäärästä. Tammikuun laskua on siis säilytettävä lähes vuoden pidempään kuin pelkkä luku antaa ymmärtää.
Milloin sovelletaan muuta aikaa
Alempi osio on tärkein. Siinä kerrotaan, milloin sovelletaan muuta kuin edellä mainittua aikaa — ennen kaikkea, milloin perusaika ei riitä: esimerkiksi kiinteistöjä ja rakennuksia koskeville asiakirjoille, jos sinulla on oma verstas tai halli, tai niin kauan kuin verotarkastus on kesken. Lue se kerran kokonaan, ennen kuin hävität vanhoja mappeja.
Jos Zirko ei tunne maallesi varmennettua määräaikaa, siinä ei ole lukua vaan pyyntö kysyä kirjanpitäjältäsi. Väärä luku olisi pahempi kuin ei lukua lainkaan.
Mitä tämä merkitsee Zirkon kannalta
Zirko ei ole arkistointipalvelu. Velvollisuus koskee yritystäsi, ei meitä. Kun sopimuksesi päättyy, aineistosi pysyy luettavana kolmekymmentä päivää, ja sen jälkeen se poistetaan. Varmuuskopioi siksi asiakirjasi säännöllisesti itse — tietojen viennillä.
Poistaminen vasta määräajan päätyttyä. Projektin voit siirtää arkistoon milloin tahansa. Lopullisesti sen voi poistaa vasta, kun maasi pisin säilytysaika on kulunut umpeen — laskettuna siihen liittyvästä viimeisimmästä merkinnästä. Zirko soveltaa aina pisintä määräaikaa, koska se ei voi arvioida, minkä lajin asiakirja kukin yksittäinen tiedosto on.
Annettua laskua et poista, et myöskään määräajan jälkeen. Se on muuttumaton; väärä lasku mitätöidään.
Ja sen paperi pysyy sellaisena kuin se oli. Kun annettu tosite näytetään ensimmäisen kerran — esikatselussa tai PDF:ää luotaessa —, Zirko jäädyttää sen, mitä siinä lukee: yrityksesi tiedot ja pakolliset tiedot, logon ja kirjepohjan, tulostetut tekstit. Jos muutat myöhemmin osoitettasi, logoasi tai jotain tekstiä, se koskee uusia tositteita; annettu tosite näyttää vielä vuosienkin päästä sen, mitä siinä luki ensimmäisellä näyttökerralla.
Ratkaiseva on aina laki, ei tämä näkymä. Se ei korvaa verotuksen ammattilaisen neuvontaa.