Kiekviena šalis reikalauja, kad įmonė sąskaitas faktūras, apskaitos registrus ir darbo užmokesčio dokumentus saugotų daug metų — ir beveik kiekviena šalis tai skaičiuoja kitaip. Zirko tavo šalies terminus parodo vienoje vietoje, kartu su teisės aktu, kad nereikėtų iš trijų šaltinių rinkti trijų skirtingų skaičių.
Nustatymai → Įmonė → Dokumentų saugojimas. Šį skirtuką mato tik Biuras – administratorius. Ten nieko nenustatoma; tai tik informacija.
Ką rodo skirtukas
Skiltyje Kiek laiko privalai saugoti dokumentus yra keturios dokumentų rūšys, kiekviena su savo terminu ir teisės aktu, iš kurio jis kyla:
- Sąskaitos faktūros ir apskaitos dokumentai
- Apskaitos registrai, įrašai ir finansinės ataskaitos
- Darbo užmokesčio dokumentai
- Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
Keturios rūšys, o ne vienas skaičius, nes keliose šalyse apskaitos dokumentus ir registrus reikia saugoti skirtingai ilgai. Kas žino tik trumpesnį skaičių, registrus išmeta per anksti — ir to nebeištaisysi. Jei kelioms rūšims taikomas tas pats terminas pagal tą patį teisės aktą, jos pateikiamos vienoje eilutėje.
Prie kiekvieno termino parašyta, nuo kada jis skaičiuojamas: dažnai nuo kalendorinių arba finansinių metų pabaigos, o ne nuo dokumento datos. Taigi sausio mėnesio sąskaitą faktūrą reikia saugoti beveik metais ilgiau, nei galima spręsti vien iš skaičiaus.
Kada taikomas kitas terminas
Apatinė dalis yra svarbiausia. Ten parašyta, kada taikomas kitas nei aukščiau terminas — visų pirma, kada įprasto termino nepakanka: pavyzdžiui, dokumentams apie žemę ir pastatus, jei turi savo dirbtuves ar angarą, arba kol vyksta mokesčių administratoriaus patikrinimas. Perskaityk ją visą vieną kartą, prieš išmesdamas senus segtuvus.
Jei Zirko tavo šaliai nežino dokumentais pagrįsto termino, ten nurodomas ne skaičius, o prašymas kreiptis į savo mokesčių konsultantą. Klaidingas skaičius būtų blogiau nei jokio.
Ką tai reiškia Zirko
Zirko nėra archyvavimo paslauga. Prievolė tenka tavo įmonei, ne mums. Pasibaigus tavo sutarčiai, duomenys trisdešimt dienų lieka skaitomi, o po to ištrinami. Todėl reguliariai pats išsisaugok savo dokumentus — per duomenų eksportą.
Ištrinti galima tik pasibaigus terminui. Perkelti projektą į archyvą gali bet kada. Visiškai ištrinti jį galima tik pasibaigus ilgiausiam tavo šalies terminui — skaičiuojant nuo naujausio su juo susijusio įrašo. Zirko visada ima ilgiausią terminą, nes negali įvertinti, kokios rūšies dokumentas yra kiekvienas atskiras failas.
Išrašytos sąskaitos faktūros netrini, net ir pasibaigus terminui. Ji yra nekeičiama; klaidinga anuliuojama.
O jos lapas lieka toks, koks buvo. Kai išrašytas dokumentas parodomas pirmą kartą — peržiūroje arba kuriant PDF —, Zirko užfiksuoja, kas jame yra: tavo įmonės duomenis ir privalomus rekvizitus, logotipą ir firminį blanką, spausdinamus tekstus. Jei vėliau pakeisi adresą, logotipą ar kokį tekstą, tai taikoma naujiems dokumentams; išrašytas dokumentas ir po daugelio metų rodo tai, kas jame buvo pirmą kartą parodžius.
Lemia visada įstatymas, o ne ši rodoma informacija. Ji nepakeičia mokestinės konsultacijos.