Chaque pays exige qu'une entreprise conserve pendant des années ses factures, ses livres et ses documents de paie — et presque chaque pays compte autrement. Zirko t'affiche les délais de ton pays à un seul endroit, avec le texte de loi correspondant, pour que tu n'aies pas à rassembler trois chiffres différents tirés de trois sources.
Réglages → Entreprise → Conservation. Seul le Bureau – Admin voit cet onglet. On n'y règle rien ; c'est une information.
Ce que montre l'onglet
Sous Combien de temps tu dois conserver tes documents figurent quatre types de documents, chacun avec son délai et le texte dont il provient :
- Factures et pièces justificatives
- Livres comptables, enregistrements et comptes annuels
- Documents de paie
- Relevés du temps de travail
Quatre types et pas un seul chiffre, parce que dans plusieurs pays les pièces et les livres ne se conservent pas aussi longtemps. Celui qui ne connaît que le chiffre le plus court jette ses livres trop tôt — et cela ne se rattrape plus. Lorsque plusieurs types ont le même délai issu du même texte, ils figurent ensemble sur une ligne.
Pour chaque délai figure à partir de quand il court : souvent à compter de la fin de l'année civile ou de l'exercice, et non de la date de la pièce. Une facture de janvier se conserve donc presque un an de plus que le seul chiffre ne le laisse penser.
Quand un autre délai s’applique
La section du bas est la plus importante. Elle indique quand un autre délai que celui du haut s’applique — surtout quand le délai ordinaire ne suffit pas : par exemple pour les documents relatifs aux terrains et aux bâtiments, si tu as ton propre atelier ou ton propre hangar, ou tant qu'un contrôle de l'administration fiscale est en cours. Lis-la une fois en entier avant de jeter de vieux classeurs.
Si Zirko ne connaît pas de délai documenté pour ton pays, tu n'y trouves pas de chiffre, mais l'invitation à interroger ton expert-comptable. Un chiffre faux serait pire que pas de chiffre du tout.
Ce que cela signifie pour Zirko
Zirko n'est pas un service d'archivage. L'obligation incombe à ton entreprise, pas à nous. Si ton contrat prend fin, tes données restent lisibles trente jours, puis elles sont supprimées. Sauvegarde donc régulièrement tes documents toi-même — avec l'export des données.
Supprimer seulement après expiration. Tu peux archiver un projet à tout moment. Il ne peut être supprimé définitivement qu'une fois écoulé le délai le plus long de ton pays — calculé à partir de l'enregistrement le plus récent qui s'y rattache. Zirko retient toujours le délai le plus long, parce qu'il ne peut pas juger de quel type de document relève chaque fichier.
Une facture émise, tu ne la supprimes pas, même après expiration. Elle est inaltérable ; une facture erronée est annulée.
Et sa feuille reste telle qu'elle était. Quand une pièce émise est présentée pour la première fois — dans l'aperçu ou lors de la création du PDF —, Zirko fige ce qui y figure : les données et les mentions obligatoires de ton entreprise, le logo et le papier à en-tête, les textes imprimés. Si tu modifies plus tard ton adresse, ton logo ou un texte, cela vaut pour les nouvelles pièces ; une pièce émise montre encore des années plus tard ce qui y figurait lors de sa première présentation.
C'est toujours la loi qui fait foi, et non cet affichage. Il ne remplace pas un conseil fiscal.