Každá země vyžaduje, aby firma léta uchovávala faktury, účetní knihy a mzdové podklady — a skoro každá země to počítá jinak. Zirko ti ukazuje lhůty tvé země na jednom místě, i s předpisem, ze kterého pocházejí, abys nemusel ze tří zdrojů skládat tři různá čísla.
Nastavení → Podnik → Uchovávání. Záložku vidí jen Kancelář – správce. Nic se tam nenastavuje; je to informace.
Co záložka ukazuje
Pod Jak dlouho musíš uchovávat stojí čtyři druhy podkladů, každý se svou lhůtou a s předpisem, ze kterého vychází:
- Faktury a účetní doklady
- Účetní knihy, záznamy a účetní závěrky
- Mzdová evidence
- Evidence pracovní doby
Čtyři druhy a ne jedno číslo, protože v několika zemích se doklady a účetní knihy uchovávají různě dlouho. Kdo zná jen kratší číslo, vyhodí knihy příliš brzy — a to už se nedá napravit. Mají-li některé druhy stejnou lhůtu podle stejného předpisu, stojí společně na jednom řádku.
U každé lhůty stojí, od kdy běží: často od konce kalendářního nebo hospodářského roku, ne od data dokladu. Faktura z ledna se tedy uchovává skoro o rok déle, než by napovídalo samotné číslo.
Kdy platí jiná lhůta
Spodní oddíl je ten nejdůležitější. Stojí tam, kdy platí jiná lhůta než výše — především kdy běžná lhůta nestačí: například u podkladů k pozemkům a budovám, máš-li vlastní dílnu nebo halu, nebo dokud běží kontrola finančního úřadu. Přečti si ho jednou celý, než staré šanony vyhodíš.
Nezná-li Zirko pro tvou zemi doloženou lhůtu, nestojí tam žádné číslo, ale prosba, aby ses zeptal svého daňového poradce. Špatné číslo by bylo horší než žádné.
Co to znamená pro Zirko
Zirko není archivační služba. Povinnost má tvoje firma, ne my. Skončí-li tvoje smlouva, zůstanou tvoje data třicet dní čitelná a poté se smažou. Proto si své podklady pravidelně zálohuj sám — přes export dat.
Smazání až po uplynutí lhůty. Do archivu můžeš projekt přesunout kdykoli. Nenávratně smazat ho jde až tehdy, když uplynula nejdelší lhůta tvé země — počítáno od nejmladšího záznamu, který na něm visí. Zirko přitom bere vždy nejdelší lhůtu, protože nedokáže posoudit, jakým druhem podkladu je každý jednotlivý soubor.
Vystavenou fakturu nesmažeš, ani po uplynutí lhůty. Je neměnná; chybná se stornuje.
A její list zůstane takový, jaký byl. Když se vystavený doklad poprvé zobrazí — v náhledu nebo při vytváření PDF —, Zirko zmrazí to, co na něm stojí: údaje a povinné údaje tvé firmy, logo a hlavičkový papír, tištěné texty. Změníš-li později adresu, logo nebo text, platí to pro nové doklady; vystavený ukáže i po letech to, co na něm stálo při prvním zobrazení.
Rozhodující je vždy zákon, ne toto zobrazení. Nenahrazuje daňové poradenství.