Jedes Land verlangt, dass ein Betrieb Rechnungen, Bücher und Lohnunterlagen über Jahre aufhebt — und fast jedes Land rechnet dabei anders. Zirko zeigt dir die Fristen deines Landes an einer Stelle, mit der Vorschrift dazu, damit du nicht aus drei Quellen drei verschiedene Zahlen zusammensuchst.
Einstellungen → Unternehmen → Aufbewahrung. Den Reiter sieht nur Büro – Admin. Eingestellt wird dort nichts; er ist eine Auskunft.
Was der Reiter zeigt
Unter Wie lange du aufbewahren musst stehen vier Arten von Unterlagen, jede mit ihrer Frist und der Vorschrift, aus der sie kommt:
- Rechnungen und Belege
- Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse
- Lohnunterlagen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
Vier Arten und nicht eine Zahl, weil in mehreren Ländern Belege und Bücher verschieden lange aufzuheben sind. Wer nur die kürzere Zahl kennt, wirft die Bücher zu früh weg — und das lässt sich nicht mehr heilen. Gilt für mehrere Arten dieselbe Frist aus derselben Vorschrift, stehen sie zusammen in einer Zeile.
Zu jeder Frist steht, ab wann sie läuft: oft ab dem Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres, nicht ab dem Datum des Belegs. Eine Rechnung vom Januar ist also fast ein Jahr länger aufzuheben, als die Zahl allein vermuten lässt.
Wann eine andere Frist gilt
Der untere Abschnitt ist der wichtigste. Dort steht, wann eine andere Frist gilt als oben — vor allem, wann die Regelfrist nicht reicht: zum Beispiel für Unterlagen über Grundstücke und Gebäude, wenn du eine eigene Werkstatt oder Halle hast, oder solange eine Prüfung des Finanzamts läuft. Lies ihn einmal ganz, bevor du alte Ordner entsorgst.
Kennt Zirko für dein Land keine belegte Frist, steht dort keine Zahl, sondern die Bitte, deinen Steuerberater zu fragen. Eine falsche Zahl wäre schlimmer als keine.
Was das für Zirko bedeutet
Zirko ist kein Archivdienst. Die Pflicht trifft deinen Betrieb, nicht uns. Endet dein Vertrag, bleibt dein Bestand dreißig Tage lesbar und wird danach gelöscht. Sichere deine Unterlagen deshalb regelmäßig selbst — mit dem Datenexport.
Löschen erst nach Ablauf. Ins Archiv schieben kannst du ein Projekt jederzeit. Endgültig löschen lässt es sich erst, wenn die längste Frist deines Landes abgelaufen ist — gerechnet ab der jüngsten Aufzeichnung, die daran hängt. Zirko nimmt dabei immer die längste Frist, weil es nicht beurteilen kann, welche Art Unterlage jede einzelne Datei ist.
Eine ausgestellte Rechnung löschst du nicht, auch nicht nach Ablauf. Sie ist unveränderbar; eine falsche wird storniert.
Und ihr Blatt bleibt, wie es war. Wird ein ausgestellter Beleg zum ersten Mal dargestellt — in der Vorschau oder beim Erzeugen des PDFs —, friert Zirko ein, was darauf steht: deine Betriebsdaten und Pflichtangaben, Logo und Briefpapier, die gedruckten Texte. Änderst du später deine Anschrift, dein Logo oder einen Text, gilt das für neue Belege; ein ausgestellter zeigt auch in Jahren noch, was bei seiner ersten Darstellung darauf stand.
Maßgeblich ist immer das Gesetz, nicht diese Anzeige. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung.