支払期日を過ぎた請求書は、ダッシュボードの 未回収金額 に表示されます。 そこからも帳票一覧からも先に進めますが、二つの道はそれぞれ違うことをします。
二つの道
- 督促状を送信… は督促状を作成して送ります。
- 督促段階を上げる… は段階を記録するだけです。督促状そのものは、その後に 帳票の画面から送ります。
二つめは、電話で催促したときや、督促状を紙で郵送したときのための道です。
督促状を書く
ダイアログには 未回収額、督促手数料、遅延利息、そこから計算された お支払額、そして支払期限が表示されます。宛先、件名、督促状の本文 は、督促状を送信 を押す前に変更できます。督促したことを記録するだけなら 記録のみ です。
段階の名前は 支払のお願い、次に 第1回督促、第2回督促 と続きます。 最大5段階まで、設定 → 督促 で調整できます。手数料、期限、利率もそこで決めます。
遅延利息は、督促の設定に入力した利率か、法定の利率から計算されます。 ドイツではドイツ民法（BGB）第288条によります。ほかの国では、その国の遅延利息の規定が適用されます。
外貨建ての請求書に換算レートが登録されていない場合は? そのときは ダイアログに注記と、チェックボックス「督促手数料なしで督促する」が 表示されます — レートがないと督促手数料を換算できないためです。
自動処理
自動処理がオンのとき、帳票には 「次の段階は … に実施可能になります — その時点で自動的に送信されます。」 と表示されます。オフのときは 「督促の自動実行はオフです。督促はここで実行したときにのみ行われます。」 と表示されます。ご自身で督促する前に、必ずこの一行を読んでください。読まないと 同じものが二度出ていきます。
一部入金があると自動処理は止まります。 そのまま督促を続けず、判断を あなたに委ねます。これは意図したものです。いくらか払った相手と、まったく 払っていない相手とは、別の状況だからです。
督促状が届いたかどうかがはっきりしなかった場合 — たとえば送信の途中で通信が切れたときなど —、自動処理はひとりでには 再送しません。この場合もあなたに判断を委ね、再度督促するかどうかは人が 決めます。
段階が最後まで来たら
最終段階に達すると、Zirkoはそのことを表示します。次の一歩は Zirkoの外 に 出ます。裁判所の支払督促手続や債権回収の依頼です。それを肩代わりできる ソフトウェアはありませんし、できるふりをするソフトウェアは不誠実です。
Zirkoに見えていないこと
Zirkoは銀行口座の入金を自動では取り込みません。 支払われたかどうかは、 帳票にご自身で記録します。入金済みなのに入金済みとして記録されていない請求書は、 督促の対象になります。気まずい督促の原因は、たいていこれです。