Les factures entrantes ne figurent pas dans un point de menu propre, mais sous l'onglet Entrant dans les documents. À côté des factures sortantes, parce que c'est là leur place.
Les factures entrantes dépendent de la formule. La formule Individuel ne les comprend pas, la formule Équipe jusqu'à 50 nouvellement saisies par mois civil — téléversées ou reprises par e-mail —, la formule Entreprise sans limite. Pendant la période d'essai, chaque entreprise en dispose. Si la fonction manque ou si le contingent du mois est épuisé, aucune nouvelle facture entrante ne s'ajoute — celles déjà saisies restent lisibles, modifiables et exportables. Les factures envoyées par e-mail arrivent quand même dans la boîte de réception et y restent au moins jusqu'à la fin du mois suivant ; une fois reprises, elles comptent sur le contingent de ce mois suivant. Ce que contient chaque formule figure sous Modifier la formule, les licences et la durée.
Deux voies pour entrer
Téléverser soi-même
Téléverser une facture accepte les PDF, PNG, JPEG et WEBP. Zirko lit le fichier et préremplit les champs — sur ton appareil ; le fichier n'est envoyé nulle part pour cela.
Il te montre au passage d'où il tient les valeurs et à quel point elles sont sûres :
| Source | Fiabilité |
|---|---|
| Facture électronique (XML) | exacte |
| Texte du PDF | à vérifier |
| Reconnaissance de texte | tout à vérifier |
Les champs incertains portent la mention « Incertain — à vérifier » et doivent être confirmés avec La valeur est correcte. Sont obligatoires le Fournisseur, la Date de la facture et le Montant TTC. Le numéro de facture est celui du fournisseur — Zirko n'en attribue pas de propre pour les entrées.
Par e-mail
Sous Recevoir les factures par e-mail, l'administrateur crée une adresse propre à l'entreprise. Donne-la à tes fournisseurs.
Cette adresse n'accepte que des factures électroniques — un fichier XML ou un PDF ZUGFeRD / Factur-X avec un XML intégré. Un simple PDF, une photo ou un scan est refusé. Ces pièces-là, tu les téléverses toi-même.
Dans la boîte de réception figurent les nouveaux messages avec le résultat du contrôle de l'expéditeur, ainsi que Reprendre comme facture électronique et Écarter le message.
Affecter au projet
Sous Affectation des coûts → Ajouter une affectation, tu choisis une Cible — un projet ou une division de l'entreprise (dépôt, bureau, collaborateurs, véhicules, atelier, divers) — et un Montant partiel.
Une facture a le droit de se répartir sur plusieurs projets et divisions. Ce qui n'est pas affecté reste « non affecté » ; les coûts valant pour toute l'entreprise n'ont besoin d'aucune affectation. Ce que tu affectes apparaît dans le Calcul a posteriori du projet — il fait partie des formules Équipe et Entreprise.
Les cinq états
Nouvelle → À vérifier → Validée → Payée, à côté Contestée.
Les entrées validées sont gelées. Si tu veux modifier les données de la pièce ou les affectations, retire d'abord la validation.
Marquer comme payée est une mention. Zirko ne vire rien — le paiement, tu le fais depuis ton compte bancaire.
Entrée par erreur ?
Marquer comme réception erronée, avec un motif. La pièce est conservée : selon les GoBD (Allemagne ; dans les autres pays, c'est l'équivalent local qui s'applique), les pièces reçues ne doivent pas être supprimées. La vraie suppression n'est possible que tant que l'entrée est encore Nouvelle.
Ce qui ne se fait pas aujourd'hui
- Zirko n'émet pas d'avoirs. L'indication « Facturation par avoir convenue » chez le fournisseur ne débloque rien.
- Les indications supplémentaires issues de la facture — IBAN, numéro de TVA, délai de paiement, période de prestation, taux de TVA — figurent uniquement à titre de comparaison. Zirko ne les enregistre pas comme champs distincts.
- Un e-mail ne devient pas de lui-même une facture entrante. Dans la boîte de réception, tu décides fichier par fichier avec Reprendre comme facture électronique.
- Seuls Bureau – Admin et Bureau – Direction y ont accès.