Ostolaskut eivät ole omassa valikkokohdassaan vaan välilehtenä Saapuvat asiakirjoissa. Myyntilaskujen vieressä, koska ne kuuluvat sinne.
Ostolaskut riippuvat paketista. Paketissa Yksin ne eivät sisälly, paketissa Tiimi enintään 50 uutta kirjattua kalenterikuukaudessa — ladattuna tai sähköpostista otettuna —, paketissa Yritys rajattomasti. Kokeilujakson aikana ne ovat jokaisella yrityksellä. Jos toiminto puuttuu tai kuukauden kiintiö on käytetty, uusia ostolaskuja ei voi lisätä — jo kirjatut pysyvät luettavina, muokattavina ja vietävinä. Sähköpostitse tulevat laskut saapuvat silloinkin saapuneisiin ja pysyvät siellä vähintään seuraavan kuukauden loppuun; käsittelyyn otettuina ne lasketaan tuon seuraavan kuukauden kiintiöön. Mitä mikin paketti sisältää, lukee kohdassa Paketin, lisenssien ja kauden muuttaminen.
Kaksi tietä sisään
Lataa itse
Lataa lasku ottaa vastaan PDF-, PNG-, JPEG- ja WEBP-tiedostoja. Zirko lukee tiedoston ja esitäyttää kentät — omalla laitteellasi; tiedostoa ei lähetetä sitä varten minnekään.
Samalla se näyttää sinulle, mistä arvot ovat peräisin ja miten varmoja ne ovat:
| Lähde | Luotettavuus |
|---|---|
| Verkkolasku (XML) | tarkka |
| PDF-teksti | tarkista |
| Tekstintunnistus | tarkista kaikki |
Epävarmoissa kentissä lukee ”Epävarma — tarkista”, ja ne on vahvistettava painikkeella Arvo on oikein. Pakollisia ovat toimittaja, laskun päivämäärä ja bruttosumma. Laskunumero on toimittajan laskunumero — omaa Zirko ei anna saapuville laskuille.
Sähköpostitse
Kohdassa Vastaanota verkkolaskut sähköpostitse pääkäyttäjä luo yritykselle oman osoitteen. Anna se toimittajillesi.
Tämä osoite ottaa vastaan yksinomaan verkkolaskuja — XML-tiedoston tai ZUGFeRD-/Factur-X-PDF:n, jonka sisällä on XML. Pelkkä PDF, valokuva tai skannaus hylätään. Sellaiset tositteet lataat itse.
Saapuneissa näkyvät uudet viestit lähettäjän tarkistuksen tuloksineen, ja lisäksi Ota laskuksi ja Hylkää viesti.
Kohdistus projektille
Kohdassa Kustannuskohdistus → Lisää kohdistus valitset kohteen — projektin tai kustannuspaikan (varasto, toimisto, työntekijät, ajoneuvot, verstas, muut) — ja osasumman.
Yksi lasku saa jakautua usealle projektille ja kustannuspaikalle. Se, mitä ei ole kohdistettu, jää tilaan ”ei kohdistettu”; koko yritystä koskevat kustannukset eivät tarvitse kohdistusta. Se, minkä kohdistat, näkyy projektin jälkilaskennassa — se kuuluu paketteihin Tiimi ja Yritys.
Ne viisi tilaa
Uusi → Tarkastettavana → Hyväksytty → Maksettu, ja niiden rinnalla Reklamoitu.
Hyväksytyt ostolaskut ovat lukossa. Jos haluat muuttaa tositteen tietoja tai kohdistuksia, peru ensin hyväksyntä.
Merkitse maksetuksi on merkintä. Zirko ei siirrä rahaa — maksun teet verkkopankissasi.
Tuliko sisään väärin?
Merkitse virhesaapumaksi ja kirjaa syy. Tosite säilyy: vastaanotettuja tositteita ei GoBD:n (Saksa; muissa maissa pätee vastaava paikallinen sääntely) mukaan saa poistaa. Oikea poisto onnistuu vain niin kauan kuin saapunut lasku on vielä tilassa Uusi.
Mitä tänään ei voi tehdä
- Zirko ei anna hyvityslaskuja. Toimittajan tieto ”laskutus sovittu hyvityslaskuna” ei avaa mitään.
- Laskun lisätiedot — IBAN, ALV-tunniste, maksuehto, suoritusajanjakso, verokannat — ovat siinä vain vertailua varten. Zirko ei tallenna niitä omiksi kentikseen.
- Sähköpostista ei tule itsestään ostolaskua. Saapuneissa päätät tiedostokohtaisesti valinnalla Ota laskuksi.
- Pääsy on vain rooleilla Toimisto – pääkäyttäjä ja Toimisto – johto.