Hat dein Betrieb einen KI-Telefondienst angebunden — einen Dienst, der für dich ans Telefon geht, wenn du nicht kannst —, landet jeder Anruf, den er aufnimmt, als Anfrage in Zirko: wann, wer, worum es geht und wann der Anrufer zurückgerufen werden möchte. Notfälle stehen obenan.
Der Reiter „Anfragen“ unter Kunden: zuoberst eine als Notfall gekennzeichnete Anfrage, darunter eine Anfrage mit Rückrufwunsch, mit den Spalten Eingang, Anrufer, Anliegen, Rückruf und Stand — Für diese Sprache liegt noch kein Bildschirmfoto vor.
Wo die Anfragen stehen
- Im Büro: Menüpunkt Kunden, Reiter Anfragen. Oben wählst du Offen, Abgeschlossen oder Alle; das Suchfeld findet Name, Nummer und Anliegen.
- Auf der Übersicht: die Kachel Neue Anfragen, Notfälle zuerst.
- In der App: Über den Einsätzen steht, wie viele neue Anfragen warten und wie viele davon Notfälle sind; die Liste erreichst du auch unter Profil → Anfragen. Mit Anrufen rufst du mit einem Daumen zurück.
Die Anfragen in der Zirko-App: der Notfall zuerst und gekennzeichnet, darunter eine Anfrage mit Rückrufwunsch — Für diese Sprache liegt noch kein Bildschirmfoto vor.
Anfragen sehen und bearbeiten alle, die Kunden sehen — also jede Rolle außer Mobil – Teammitglied.
Eine Anfrage bearbeiten
Jede Zeile trägt ihren Stand: Neu, Zurückgerufen, Erledigt oder Kein Auftrag. Hast du zurückgerufen, wählst du Zurückgerufen; ist die Sache durch, Erledigt — oder Kein Auftrag, wenn nichts daraus wird. Wieder öffnen holt eine abgeschlossene Anfrage zurück. Unter Notiz hältst du fest, was besprochen wurde.
Was unter Anliegen und Adresse laut Anrufer steht, hat der Telefondienst aufgeschrieben, so wie der Anrufer es gesagt hat — prüf es, bevor du handelst.
Kunde und Projekt daraus machen
Erkennt der Telefondienst die Nummer, steht der Kunde schon da, mit dem Vermerk erkannt an der Nummer. Passt die Nummer zu mehreren Kunden, zeigt Zirko sie unter Passt zu dieser Nummer — du wählst mit Zuordnen.
Sonst:
- Kunde zuordnen sucht einen vorhandenen Kunden nach Name, Nummer oder E-Mail.
- Als Kunden anlegen öffnet einen neuen Kunden mit den Angaben aus der Anfrage. Die Adresse laut Anrufer trägst du dort selbst in die Adressfelder ein.
- Projekt anlegen macht aus der Anfrage ein Projekt.
Einen Kunden anlegen oder zuordnen geht im Büro. In der App rufst du zurück, setzt den Stand, schreibst die Notiz und legst ein Projekt an.
Wie lange Anfragen bleiben
Abgeschlossene Anfragen löscht Zirko 90 Tage nach dem Abschluss, offene 180 Tage nach dem Eingang. Was du daraus als Kunde oder Projekt übernommen hast, bleibt dort. Anfrage löschen im Büro entfernt sie sofort.
Das Gespräch selbst liegt bei deinem Telefondienst. Löschst du die Anfrage in Zirko, kann es dort weiter gespeichert sein — dort löschst du es selbst.
Ohne Netz und im Lesemodus
Ohne Netz siehst du den letzten Stand; ändern geht erst wieder mit Empfang. Anrufen geht trotzdem. Im Lesemodus nach der Testphase legt der Telefondienst keine neuen Anfragen an, und bearbeiten geht erst nach der Zahlung wieder; löschen geht weiterhin.