Le fatture in entrata non stanno in una voce di menu propria, ma come scheda Entrata nei documenti. Accanto alle fatture in uscita, perché è lì che devono stare.
Le fatture in entrata dipendono dal pacchetto. Nel pacchetto Singolo non sono comprese, nel pacchetto Team fino a 50 nuove registrazioni per mese di calendario — caricate o acquisite per e-mail —, nel pacchetto Azienda senza limiti. Durante il periodo di prova le ha ogni impresa. Se la funzione manca o il contingente del mese è esaurito, non se ne aggiungono di nuove — quelle già registrate restano leggibili, modificabili ed esportabili. Le fatture per e-mail arrivano comunque nella posta in arrivo e vi restano almeno fino alla fine del mese successivo; una volta acquisite, contano sul contingente di quel mese successivo. Che cosa contiene ciascun pacchetto sta sotto Cambiare pacchetto, licenze e durata.
Due vie per entrare
Caricarle da sé
Carica una fattura accetta PDF, PNG, JPEG e WEBP. Zirko legge il file e precompila i campi — sul tuo dispositivo; per farlo il file non viene inviato da nessuna parte.
Ti mostra anche da dove ha preso i valori e quanto sono affidabili:
| Fonte | Affidabilità |
|---|---|
| Fattura elettronica (XML) | esatta |
| Testo del PDF | da controllare |
| Riconoscimento del testo | da controllare tutto |
I campi incerti portano l'indicazione « Incerto — da controllare » e devono essere confermati con Il valore è corretto. Obbligatori sono Fornitore, Data della fattura e Importo lordo. Il numero di fattura è quello del fornitore — per le fatture in entrata Zirko non ne assegna uno proprio.
Per e-mail
Sotto Ricevere le fatture per e-mail l'admin genera un indirizzo proprio dell'impresa. Dallo ai tuoi fornitori.
Questo indirizzo accetta esclusivamente fatture elettroniche — un file XML oppure un PDF ZUGFeRD/Factur-X con XML incorporato. Un PDF semplice, una foto o una scansione vengono respinti. Documenti di questo tipo devi caricarli tu.
Nella posta in arrivo compaiono i nuovi messaggi con l'esito della verifica del mittente, insieme a Acquisisci come fattura elettronica e Scarta il messaggio.
Imputare al progetto
Sotto Attribuzione dei costi → Aggiungi un'attribuzione scegli una destinazione — un progetto oppure un settore aziendale (magazzino, ufficio, collaboratori, veicoli, officina, altro) — e un importo parziale.
Una fattura può ripartirsi su più progetti e settori. Quello che non è attribuito resta come « non assegnato »; i costi che riguardano tutta l'impresa non hanno bisogno di attribuzione. Quello che attribuisci compare nel consuntivo del progetto — fa parte dei pacchetti Team e Azienda.
I cinque stati
Nuova → Da verificare → Approvata → Pagata, e accanto Contestata.
Le fatture in entrata approvate sono congelate. Se vuoi modificare i dati del documento o le attribuzioni, ritira prima l'approvazione.
Contrassegna come pagata è un'annotazione. Zirko non esegue bonifici — il pagamento lo fai nel tuo conto bancario.
Arrivata per errore?
Contrassegna come ricezione errata, con il motivo. Il documento resta: i documenti ricevuti non possono essere eliminati secondo la GoBD (le regole tedesche sulla tenuta e conservazione dei documenti contabili; negli altri Paesi vale l'equivalente locale). Un'eliminazione vera è possibile solo finché la fattura in entrata è ancora Nuova.
Che cosa oggi non si può fare
- Zirko non emette note di credito. L'indicazione « Autofatturazione concordata » presso il fornitore non abilita nulla.
- Le indicazioni aggiuntive della fattura — IBAN, partita IVA, termine di pagamento, periodo della prestazione, aliquote IVA — sono lì solo per il confronto. Zirko non le salva come campi a sé.
- Un'e-mail non diventa da sé una fattura in entrata. Nella posta in arrivo decidi file per file con Acquisisci come fattura elettronica.
- Hanno accesso solo Ufficio – Admin e Ufficio – Direzione.