Přijaté faktury nejsou ve vlastní položce menu, ale jako záložka Přijaté v Dokladech. Vedle vystavených faktur, protože tam patří.
Přijaté faktury závisí na balíčku. V balíčku Jednotlivec nejsou, v balíčku Tým až 50 nově zapsaných za kalendářní měsíc — nahraných nebo převzatých e-mailem —, v balíčku Firma neomezeně. Ve zkušebním období je má každá firma. Chybí-li funkce nebo je vyčerpán limit daného měsíce, nové přijaté faktury nepřibývají — už zapsané zůstávají čitelné, upravitelné a exportovatelné. Faktury e-mailem i pak dorazí do doručené pošty a zůstanou tam nejméně do konce následujícího měsíce; po převzetí se počítají do limitu tohoto následujícího měsíce. Co který balíček obsahuje, stojí pod Změna tarifu, licencí a doby.
Dvě cesty dovnitř
Nahrát sám
Nahrát fakturu bere PDF, PNG, JPEG a WEBP. Zirko soubor přečte a předvyplní pole — na tvém zařízení; soubor se kvůli tomu nikam neodesílá.
Přitom ti ukáže, odkud hodnoty má a jak jsou jisté:
| Zdroj | Spolehlivost |
|---|---|
| E-faktura (XML) | přesné |
| Text PDF | zkontrolovat |
| Rozpoznávání textu | zkontrolovat vše |
Nejistá pole nesou „Nejisté — zkontroluj prosím“ a musí se potvrdit přes Hodnota souhlasí. Povinné jsou Dodavatel, Datum vystavení faktury a Částka včetně DPH. Číslo faktury je číslo dodavatele — vlastní Zirko pro přijaté doklady nepřiděluje.
E-mailem
Pod Přijímat faktury e-mailem vytvoří správce adresu patřící firmě. Dej ji svým dodavatelům.
Tato adresa přijímá výhradně e-faktury — soubor XML, nebo ZUGFeRD/Factur-X PDF s vestavěným XML. Čisté PDF, fotka nebo sken se odmítne. Takové doklady nahraješ sám.
V doručené poště stojí nové zprávy s výsledkem kontroly odesílatele, k tomu Převzít jako e-fakturu a Zahodit zprávu.
Zaúčtovat na projekt
Pod Přiřazení nákladů → Přidat přiřazení zvolíš cíl — projekt, nebo oblast firmy (sklad, kancelář, zaměstnanci, vozidla, dílna, ostatní) — a dílčí částku.
Jedna faktura se smí rozdělit na více projektů a oblastí. Co není přiřazeno, zůstane stát jako „nepřiřazeno“; celofiremní náklady žádné přiřazení nepotřebují. Co přiřadíš, objeví se ve Výsledné kalkulaci projektu — ta patří k balíčkům Tým a Firma.
Pět stavů
Nová → Ke kontrole → Schválena → Uhrazena, vedle toho Reklamována.
Schválené přijaté doklady jsou zmrazené. Chceš-li změnit údaje dokladu nebo přiřazení, zruš nejdřív schválení.
Označit jako uhrazenou je poznámka. Zirko nic nepřevádí — platbu zadáš ve svém internetovém bankovnictví.
Přišlo to špatně?
Označit jako chybně došlý doklad, s důvodem. Doklad zůstane zachován: přijaté doklady se podle GoBD (Německo; v jiných zemích platí tamní obdoba) nesmějí mazat. Skutečné smazání jde jen, dokud je přijatý doklad ještě Nový.
Co dnes nejde
- Zirko nevystavuje doklady samofakturace. Údaj „sjednáno vyúčtování samofakturací“ u dodavatele nic neodemyká.
- Doplňkové údaje z faktury — IBAN, DIČ, splatnost, období plnění, sazby daně — jsou tam jen k porovnání. Zirko je neukládá jako samostatná pole.
- E-mail se sám od sebe nestane přijatou fakturou. V doručené poště rozhodneš u každého souboru pomocí Převzít jako e-fakturu.
- Přístup mají jen Kancelář – správce a Kancelář – vedení.