Facturile de intrare nu stau într-un punct de meniu propriu, ci ca filă Intrare în Documente. Lângă facturile emise, pentru că acolo le este locul.
Facturile de intrare depind de pachet. În pachetul Individual nu sunt incluse, în pachetul Echipă până la 50 înregistrate nou pe lună calendaristică — încărcate sau preluate prin e-mail —, în pachetul Firmă nelimitat. În perioada de probă le are orice firmă. Dacă funcția lipsește sau cota lunii este epuizată, nu se mai adaugă facturi de intrare noi — cele deja înregistrate rămân lizibile, modificabile și exportabile. Facturile primite prin e-mail ajung și atunci în căsuța de intrare și rămân acolo cel puțin până la sfârșitul lunii următoare; odată preluate, se socotesc în cota acelei luni următoare. Ce conține fiecare pachet scrie la Schimbarea pachetului, a licențelor și a duratei.
Două căi înăuntru
Încărcare de către tine
Încarcă factura acceptă PDF, PNG, JPEG și WEBP. Zirko citește fișierul și precompletează câmpurile — pe dispozitivul tău; fișierul nu se trimite nicăieri pentru asta.
Îți arată totodată de unde are valorile și cât de sigure sunt:
| Sursă | Fiabilitate |
|---|---|
| Factură electronică (XML) | exactă |
| Text PDF | de verificat |
| Recunoaștere de text | de verificat tot |
Câmpurile nesigure poartă „Nesigur — te rugăm să verifici” și trebuie confirmate cu Valoarea este corectă. Obligatorii sunt Furnizor, Data facturii și Suma brută. Numărul de factură este cel al furnizorului — unul propriu Zirko nu atribuie pentru intrări.
Prin e-mail
La Primește facturi prin e-mail, administratorul generează o adresă proprie a firmei. Dă-le-o furnizorilor tăi.
Această adresă acceptă exclusiv facturi electronice — un fișier XML sau un PDF ZUGFeRD/Factur-X cu XML încorporat. Un PDF simplu, o fotografie sau o scanare sunt respinse. Astfel de documente le încarci tu însuți.
În căsuța de intrare stau mesajele noi cu rezultatul verificării expeditorului, plus Preia ca factură electronică și Respinge mesajul.
Repartizarea pe proiect
La Alocarea costurilor → Adaugă alocare alegi o destinație — un proiect sau un departament al firmei (depozit, birou, angajați, autovehicule, atelier, altele) — și o sumă parțială.
O factură are voie să se împartă pe mai multe proiecte și departamente. Ce nu este alocat rămâne ca „nealocat”; costurile la nivel de firmă nu au nevoie de alocare. Ce aloci apare în postcalculul proiectului — acesta aparține pachetelor Echipă și Firmă.
Cele cinci stări
Nouă → De verificat → Aprobată → Plătită, iar alături Contestată.
Intrările aprobate sunt înghețate. Dacă vrei să schimbi datele documentului sau alocările, retrage mai întâi aprobarea.
Marchează ca plătită este o consemnare. Zirko nu virează nimic — plata o faci în contul tău bancar.
A intrat ceva greșit?
Marchează ca intrare eronată, cu motiv. Documentul rămâne păstrat: documentele primite nu au voie să fie șterse, conform GoBD (Germania; în alte țări se aplică echivalentul de acolo). Ștergerea reală merge doar cât timp intrarea este încă Nouă.
Ce nu merge astăzi
- Zirko nu emite autofacturi. Mențiunea „decontare prin autofacturare convenită” la furnizor nu deblochează nimic.
- Datele suplimentare din factură — IBAN, cod de TVA, termen de plată, perioada prestării, cote de TVA — stau acolo doar pentru comparație. Zirko nu le salvează drept câmpuri separate.
- Un mesaj nu devine de la sine factură de intrare. În căsuța de intrare decizi pentru fiecare fișier cu Preia ca factură electronică.
- Acces au doar Birou – Administrator și Birou – Conducere.