受取請求書には専用のメニュー項目は ありません。帳票のなかの 受取 タブ にあります。発行請求書のとなりです。そこが本来の置き場所だからです。
受取請求書は、パッケージによって異なります。 パッケージ Einzel には 含まれず、パッケージ Team では暦月あたり新規登録50件まで — アップロード でもメールでの取り込みでも —、パッケージ Betrieb では無制限です。 無料トライアル中はどの事業者でも使えます。この機能がない場合や、その月の 上限に達した場合は、新しい受取請求書は追加できません — 登録済みのものは、 引き続き閲覧・編集・エクスポートできます。その場合も、メールで届いた請求書は 受信箱に入り、少なくとも翌月の終わりまでそこに残ります。取り込んだ分は、 その翌月の上限に数えられます。どのパッケージに何が含まれるかは、 プラン・ライセンス・契約期間を変更するをご覧ください。
取り込む2つの方法
自分でアップロードする
請求書をアップロード はPDF、PNG、JPEG、WEBPを受け付けます。Zirkoが ファイルを読み取り、項目をあらかじめ埋めます — 読み取りはお使いの端末上で 行われ、ファイルはどこにも送信されません。
そのとき、値の出どころと、どのくらい確かなのかも表示されます。
| 出どころ | 信頼度 |
|---|---|
| 電子請求書（XML） | 正確 |
| PDFのテキスト | 要確認 |
| 文字認識 | すべて要確認 |
確実でない項目には「不確か — ご確認ください」と表示され、値は正しい で 確定する必要があります。必須は 仕入先、請求日、金額（税込） です。 請求書番号は 仕入先の番号 です — 受取分にZirkoが独自の番号を付けることは ありません。
メールで受け取る
電子請求書をメールで受信 で、管理者が自社専用のアドレスを作成できます。 それを仕入先にお伝えください。
このアドレスが受け付けるのは電子請求書だけです — XMLファイルか、XMLを 内蔵したZUGFeRD／Factur-XのPDFです。ただのPDF、写真、スキャンは 拒否 されます。そうした帳票はご自身でアップロードしてください。
受信箱には新しいメッセージが送信元チェックの結果とともに並び、電子請求書 として取り込む と メッセージを破棄 が使えます。
案件に計上する
費用の割り当て → 割り当てを追加 で、割り当て先 — 案件または社内 部門（倉庫、オフィス、スタッフ、車両、作業場、その他）— と 割り当て金額 を選びます。
1枚の請求書を複数の案件や部門に分けても構いません。割り当てなかった分は 「未割り当て」として残ります。全社的な費用に割り当ては不要です。割り当てた 分は、その案件の 事後原価計算 に現れます — 事後原価計算は、パッケージ Team と Betrieb の機能です。
5つのステータス
新規 → 確認待ち → 承認済み → 支払済み、そのほかに 照会中 があります。
承認済みの受取請求書は凍結されます。 帳票のデータや割り当てを変更したい ときは、まず承認を取り消してください。
支払済みにする は記録です。Zirkoが送金することはありません — 支払いは ご自身の銀行口座で行ってください。
誤って届いたときは
誤受領として記録 を、理由とともに使ってください。帳票そのものは残ります。 受領した帳票はGoBD（ドイツ。ほかの国では、その国の相当する規定が適用されます）により削除できないためです。本当に削除できるのは、まだ 新規 の状態のあいだだけです。
現時点でできないこと
- Zirkoは自己請求（セルフビリング）の帳票を発行しません。 仕入先に付けられる 「自己請求（セルフビリング）での精算を合意済み」という指定は、何かを有効に するものではありません。
- 請求書に載っている付随情報 — IBAN、VAT番号、支払期限、役務提供期間、税率 — は 突き合わせのために表示されるだけ です。Zirkoはこれらを個別の項目として 保存しません。
- メールが自動で受取請求書になることはありません。 受信箱で、取り込むか どうかをファイルごとに 電子請求書として取り込む で決めます。
- 使えるのは オフィス – 管理者 と オフィス – 経営 だけです。