Faktury zakupu nie mają własnej pozycji w menu — są zakładką Przychodzące w Dokumentach. Obok faktur wychodzących, bo tam należą.
Faktury zakupu zależą od pakietu. W pakiecie Pojedynczy ich nie ma, w pakiecie Zespół do 50 nowo zarejestrowanych w miesiącu kalendarzowym — przesłanych albo przejętych z e-maila —, w pakiecie Firma bez limitu. W okresie próbnym ma je każda firma. Jeśli brakuje funkcji albo limit danego miesiąca jest wyczerpany, nie przybywa nowych faktur zakupu — już zarejestrowane pozostają czytelne, edytowalne i możliwe do eksportu. Faktury przesłane e-mailem i tak trafiają do skrzynki odbiorczej i zostają tam co najmniej do końca następnego miesiąca; po przejęciu liczą się do limitu tego następnego miesiąca. Co zawiera który pakiet, stoi pod Zmiana taryfy, licencji i okresu.
Dwie drogi do środka
Wgrywanie samodzielne
Wgraj fakturę przyjmuje PDF, PNG, JPEG i WEBP. Zirko czyta plik i wypełnia pola wstępnie — na Twoim urządzeniu; plik nie jest w tym celu nigdzie wysyłany.
Pokazuje przy tym, skąd ma wartości i jak są pewne:
| Źródło | Wiarygodność |
|---|---|
| E-faktura (XML) | dokładna |
| Tekst PDF | sprawdzić |
| Rozpoznawanie tekstu | sprawdzić wszystko |
Niepewne pola noszą „Niepewne — sprawdź proszę” i trzeba je potwierdzić przez Wartość się zgadza. Wymagane są dostawca, data faktury i kwota brutto. Numer faktury jest numerem dostawcy — własnego Zirko dla wpływów nie nadaje.
E-mailem
Pod Odbieraj e-faktury e-mailem administrator tworzy firmowy adres. Podaj go swoim dostawcom.
Ten adres przyjmuje wyłącznie e-faktury — plik XML albo PDF ZUGFeRD/Factur-X z wbudowanym XML-em. Zwykły PDF, zdjęcie albo skan zostanie odrzucony. Takie dokumenty wgrywasz sam.
W skrzynce odbiorczej stoją nowe wiadomości z wynikiem sprawdzenia nadawcy, do tego Przejmij jako e-fakturę i Odrzuć wiadomość.
Księgowanie na projekt
Pod Przypisanie kosztów → Dodaj przypisanie wybierasz cel — projekt albo obszar firmy (magazyn, biuro, pracownicy, pojazdy, warsztat, inne) — oraz kwotę częściową.
Fakturę można rozdzielić na kilka projektów i obszarów. To, co nie jest przypisane, zostaje jako „nieprzypisane”; koszty ogólnofirmowe nie potrzebują przypisania. To, co przypiszesz, pojawi się w kalkulacji powykonawczej projektu — należy ona do pakietów Zespół i Firma.
Pięć stanów
Nowa → Do sprawdzenia → Zatwierdzona → Opłacona, obok tego Zareklamowana.
Zatwierdzone faktury zakupu są zamrożone. Jeśli chcesz zmienić dane dokumentu albo przypisania, cofnij najpierw zatwierdzenie.
Oznacz jako opłaconą to adnotacja. Zirko niczego nie przelewa — płatność robisz sam w swoim banku.
Wpłynęło błędnie?
Oznacz jako błędny wpływ, z powodem. Dokument pozostaje zachowany: otrzymanych dokumentów nie wolno według GoBD (Niemcy; w innych krajach obowiązuje tamtejszy odpowiednik) usuwać. Prawdziwe usunięcie działa tylko dopóki wpływ jest jeszcze Nowy.
Czego dziś nie ma
- Zirko nie wystawia dokumentów samofakturowania. Adnotacja „uzgodniono rozliczenie przez samofakturowanie” przy dostawcy niczego nie odblokowuje.
- Dodatkowe dane z faktury — IBAN, NIP UE, termin płatności, okres wykonania, stawki podatku — służą tylko do porównania. Zirko nie zapisuje ich jako osobnych pól.
- E-mail nie staje się sam z siebie fakturą zakupu. W skrzynce odbiorczej decydujesz o każdym pliku przyciskiem Przejmij jako e-fakturę.
- Dostęp mają tylko Biuro – administrator i Biuro – kierownictwo.