Gaunamosios sąskaitos yra ne atskirame meniu punkte, o kaip kortelė Gaunamosios sąskaitos tarp dokumentų. Šalia išeinančių sąskaitų faktūrų, nes ten joms ir vieta.
Gaunamosios sąskaitos priklauso nuo paketo. Pakete Vienetinis jų nėra, pakete Komanda — iki 50 naujai užregistruotų per kalendorinį mėnesį (įkeltų arba perimtų el. paštu), pakete Įmonė — neribotai. Bandomuoju laikotarpiu jas turi kiekviena įmonė. Jei funkcijos nėra arba mėnesio limitas išnaudotas, naujų gaunamųjų sąskaitų pridėti negalima — jau užregistruotos lieka skaitomos, redaguojamos ir eksportuojamos. El. paštu atsiųstos sąskaitos ir tada patenka į pašto dėžutę ir lieka ten bent iki kito mėnesio pabaigos; perimtos jos įskaičiuojamos į to kito mėnesio limitą. Ką apima kuris paketas, aprašyta straipsnyje Plano, licencijų ir laikotarpio keitimas.
Du keliai vidun
Įkelti pačiam
Įkelti sąskaitą priima PDF, PNG, JPEG ir WEBP. Zirko nuskaito failą ir iš anksto užpildo laukus — tavo įrenginyje; failas tam niekur nesiunčiamas.
Kartu Zirko parodo, iš kur paėmė reikšmes ir kiek jos patikimos:
| Šaltinis | Patikimumas |
|---|---|
| E. sąskaita faktūra (XML) | tiksliai |
| PDF tekstas | patikrinti |
| Teksto atpažinimas | patikrinti viską |
Nepatikimi laukai pažymėti „Nepatikima — patikrink“ ir turi būti patvirtinti mygtuku Reikšmė teisinga. Privalomi yra Tiekėjas / siuntėjas, Sąskaitos faktūros data ir Suma su PVM. Sąskaitos faktūros numeris yra tiekėjo numeris — savo numerio gaunamiems dokumentams Zirko neskiria.
El. paštu
Skiltyje Gauti e. sąskaitas faktūras el. paštu administratorius sukuria įmonės adresą. Duok jį savo tiekėjams.
Šis adresas priima tik e. sąskaitas faktūras — XML failą arba ZUGFeRD/Factur-X PDF su įmontuotu XML. Paprastas PDF, nuotrauka ar skenuotas vaizdas atmetamas. Tokius dokumentus įkeli pats.
Pašto dėžutėje nauji pranešimai rodomi kartu su siuntėjo patikros rezultatu, o prie jų — Perimti kaip e. sąskaitą faktūrą ir Atmesti pranešimą.
Priskyrimas projektui
Skiltyje Išlaidų priskyrimas → Pridėti priskyrimą pasirenki tikslą — projektą arba įmonės sritį (sandėlį, biurą, darbuotojus, transporto priemones, dirbtuves, kita) — ir dalinę sumą.
Vieną sąskaitą galima paskirstyti keliems projektams ir sritims. Kas nepriskirta, lieka kaip „nepriskirta“; bendroms įmonės išlaidoms priskyrimo nereikia. Tai, ką priskiri, atsiranda projekto faktinėje kalkuliacijoje (pokalkuliacijoje) — ji priklauso paketams Komanda ir Įmonė.
Penkios būsenos
Nauja → Tikrintina → Patvirtinta → Apmokėta, o šalia — Pateikta reklamacija.
Patvirtinti dokumentai yra užšaldyti. Jei nori keisti dokumento duomenis ar priskyrimus, pirmiausia atšauk patvirtinimą.
Pažymėti kaip apmokėtą yra tik įrašas. Zirko nieko neperveda — mokėjimą atlieki savo banko sąskaitoje.
Atėjo ne tas dokumentas?
Pažymėti kaip klaidingą gavimą, nurodant priežastį. Dokumentas išlieka: gautų dokumentų pagal GoBD (Vokietija; kitose šalyse galioja ten esantis atitikmuo) trinti negalima. Tikrai ištrinti galima tik tol, kol dokumentas dar yra Nauja.
Ko šiandien nėra
- Zirko neišrašo kreditinių sąskaitų faktūrų. Žyma „susitarta dėl atsiskaitymo kreditine sąskaita faktūra“ prie tiekėjo nieko neatveria.
- Papildomi duomenys iš sąskaitos — IBAN, PVM mokėtojo kodas, mokėjimo terminas, paslaugų laikotarpis, mokesčių tarifai — pateikti tik palyginimui. Zirko jų nesaugo kaip atskirų laukų.
- Laiškas pats savaime netampa gaunamąja sąskaita. Pašto dėžutėje dėl kiekvieno failo sprendi pats mygtuku Perimti kaip e. sąskaitą faktūrą.
- Prieigą turi tik Biuras – administratorius ir Biuras – vadovybė.