Jeśli Twoja firma podłączyła usługę telefoniczną AI — usługę, która odbiera za Ciebie telefon, gdy Ty nie możesz —, każde połączenie, które ona przyjmie, trafia do Zirko jako zgłoszenie: kiedy, kto, o co chodzi i kiedy dzwoniący chce, żeby oddzwonić. Awarie są na samej górze.
Zakładka „Zgłoszenia” przy klientach: na górze zgłoszenie oznaczone jako awaria, pod nim zgłoszenie z prośbą o oddzwonienie, z kolumnami Wpłynęło, Dzwoniący, Sprawa, Oddzwonienie i Status — Dla tego języka nie ma jeszcze zrzutu ekranu.
Gdzie są zgłoszenia
- W biurze: pozycja menu Klienci, zakładka Zgłoszenia. Na górze wybierasz Otwarte, Zamknięte albo Wszystkie; pole wyszukiwania znajduje nazwisko, numer i sprawę.
- Na pulpicie: kafelek Nowe zgłoszenia, awarie najpierw.
- W aplikacji: nad przydziałami widać, ile nowych zgłoszeń czeka i ile z nich to awarie; listę znajdziesz też w Profil → Zgłoszenia. Przyciskiem Zadzwoń oddzwaniasz jednym kciukiem.
Zgłoszenia w aplikacji Zirko: awaria na początku i oznaczona, pod nią zgłoszenie z prośbą o oddzwonienie — Dla tego języka nie ma jeszcze zrzutu ekranu.
Zgłoszenia widzą i obsługują wszyscy, którzy widzą klientów — czyli każda rola oprócz Teren – członek zespołu.
Obsługa zgłoszenia
Każdy wiersz ma swój stan: Nowe, Oddzwoniono, Załatwione albo Bez zlecenia. Gdy oddzwonisz, wybierz Oddzwoniono; gdy sprawa jest zamknięta, Załatwione — albo Bez zlecenia, jeśli nic z tego nie będzie. Otwórz ponownie przywraca zamknięte zgłoszenie. W polu Notatka zapisujesz, co ustalono.
To, co stoi w polach Sprawa i Adres według dzwoniącego, zapisała usługa telefoniczna tak, jak powiedział dzwoniący — sprawdź to, zanim zaczniesz działać.
Zrobić z tego klienta i projekt
Jeśli usługa telefoniczna rozpozna numer, klient już jest, z dopiskiem rozpoznany po numerze. Jeśli numer pasuje do kilku klientów, Zirko pokazuje ich w sekcji Pasuje do tego numeru — wybierasz przyciskiem Przypisz.
W przeciwnym razie:
- Przypisz klienta szuka istniejącego klienta po nazwie, numerze albo e-mailu.
- Załóż jako klienta otwiera nowego klienta z danymi ze zgłoszenia. Adres według dzwoniącego wpisujesz tam sam w pola adresu.
- Załóż projekt robi ze zgłoszenia projekt.
Zakładanie i przypisywanie klienta odbywa się w biurze. W aplikacji oddzwaniasz, ustawiasz stan, piszesz notatkę i zakładasz projekt.
Jak długo zgłoszenia zostają
Zirko usuwa zamknięte zgłoszenia 90 dni po zamknięciu, a otwarte 180 dni po wpłynięciu. To, co przejąłeś z nich jako klienta albo projekt, zostaje tam. Usuń zgłoszenie w biurze usuwa je od razu.
Sama rozmowa jest przechowywana u Twojej usługi telefonicznej. Jeśli usuniesz zgłoszenie w Zirko, tam może być nadal zapisana — usuń ją tam sam.
Bez sieci i w trybie tylko do odczytu
Bez sieci widzisz ostatni stan; zmieniać można dopiero z zasięgiem. Dzwonić da się mimo to. W trybie tylko do odczytu po okresie próbnym usługa telefoniczna nie tworzy nowych zgłoszeń, a edycja wraca dopiero po płatności; usuwać można dalej.