Jos yrityksesi on yhdistänyt tekoälypuhelinpalvelun — palvelun, joka vastaa puhelimeen puolestasi, kun et itse pysty —, jokainen sen vastaanottama puhelu tulee Zirkoon yhteydenottona: milloin, kuka, mistä on kyse ja milloin soittaja haluaa takaisinsoiton. Hätätapaukset ovat ylimpänä.
Välilehti ”Yhteydenotot” asiakkaiden alla: ylimpänä hätätapaukseksi merkitty yhteydenotto, sen alla yhteydenotto, jossa toivotaan takaisinsoittoa, sarakkeina Saapunut, Soittaja, Asia, Takaisinsoitto ja Tila — Tällä kielellä ei ole vielä kuvakaappausta.
Missä yhteydenotot ovat
- Toimistossa: valikkokohta Asiakkaat, välilehti Yhteydenotot. Ylhäältä valitset Avoimet, Suljetut tai Kaikki; hakukenttä löytää nimen, numeron ja asian.
- Yleiskatsauksessa: ruutu Uudet yhteydenotot, hätätapaukset ensin.
- Sovelluksessa: varausten yläpuolella näkyy, montako uutta yhteydenottoa odottaa ja montako niistä on hätätapauksia; luettelon löydät myös kohdasta Profiili → Yhteydenotot. Soita-painikkeella soitat takaisin yhdellä peukalolla.
Yhteydenotot Zirko-sovelluksessa: hätätapaus ensimmäisenä ja merkittynä, sen alla yhteydenotto, jossa toivotaan takaisinsoittoa — Tällä kielellä ei ole vielä kuvakaappausta.
Yhteydenotot näkevät ja käsittelevät kaikki, jotka näkevät asiakkaat — siis jokainen rooli paitsi Kenttä – tiimin jäsen.
Yhteydenoton käsittely
Jokaisella rivillä on tila: Uusi, Soitettu takaisin, Valmis tai Ei toimeksiantoa. Kun olet soittanut takaisin, valitse Soitettu takaisin; kun asia on hoidettu, Valmis — tai Ei toimeksiantoa, jos siitä ei tule mitään. Avaa uudelleen palauttaa suljetun yhteydenoton. Kohtaan Muistiinpano kirjaat, mistä sovittiin.
Kohtien Asia ja Soittajan ilmoittama osoite sisällön on kirjoittanut puhelinpalvelu sellaisena kuin soittaja sen sanoi — tarkista se ennen kuin toimit.
Asiakas ja projekti yhteydenotosta
Jos puhelinpalvelu tunnistaa numeron, asiakas on jo valmiina merkinnällä tunnistettu numerosta. Jos numero sopii useaan asiakkaaseen, Zirko näyttää heidät kohdassa Vastaa tätä numeroa — valitset painikkeella Liitä.
Muuten:
- Liitä asiakas hakee olemassa olevaa asiakasta nimellä, numerolla tai sähköpostilla.
- Luo asiakkaaksi avaa uuden asiakkaan yhteydenoton tiedoilla. Soittajan ilmoittaman osoitteen kirjoitat itse osoitekenttiin.
- Luo projekti tekee yhteydenotosta projektin.
Asiakkaan luominen tai liittäminen tehdään toimistossa. Sovelluksessa soitat takaisin, asetat tilan, kirjoitat muistiinpanon ja luot projektin.
Kuinka kauan yhteydenotot säilyvät
Zirko poistaa suljetut yhteydenotot 90 päivää sulkemisesta ja avoimet 180 päivää saapumisesta. Se, minkä olet ottanut niistä asiakkaaksi tai projektiksi, säilyy siellä. Poista yhteydenotto toimistossa poistaa sen heti.
Itse puhelu on puhelinpalvelusi luona. Jos poistat yhteydenoton Zirkosta, puhelu voi olla yhä tallessa siellä — poista se siellä itse.
Ilman verkkoa ja vain luku -tilassa
Ilman verkkoa näet viimeisimmän tilanteen; muuttaminen onnistuu vasta, kun yhteys palaa. Soittaminen onnistuu silti. Vain luku -tilassa kokeilujakson jälkeen puhelinpalvelu ei luo uusia yhteydenottoja, ja muokkaaminen onnistuu vasta maksun jälkeen; poistaminen onnistuu edelleen.