Je klant hoeft niet naar kantoor te komen en niets te printen. Je stuurt hem een link, hij bekijkt de offerte op zijn telefoon en ondertekent met zijn vinger — en jij krijgt een mail zodra hij dat heeft gedaan.
Dat kan met een Offerte, Richtprijs of Opdrachtbevestiging, zodra die is uitgegeven. Voor facturen bestaat er geen link: die wachten op een betaling, niet op een handtekening.
De link aanmaken
Bij het uitgegeven document staat in de editor onder de Verzendgeschiedenis de kaart Handtekeninglink. Link aanmaken opent een venster met de link. Is de pdf van het document er nog niet, dan maakt Zirko die eerst aan.
Deze link toont Zirko alleen nu. Geef hem door voordat je het venster sluit. Zirko kan hem je later niet nog een keer tonen — heb je hem weer nodig, dan maak je een nieuwe aan.
Wie de link heeft, ziet het document inclusief prijzen. Stuur hem alleen naar de persoon die moet ondertekenen.
De link doorgeven
- Link kopiëren — voor een bericht dat je zelf schrijft. Laat de browser het kopiëren niet toe, dan selecteer je de link in het veld en kopieer je hem met de hand.
- Delen … — opent het deelmenu van je apparaat, bijvoorbeeld voor een sms of een berichtenapp. De knop is er alleen waar apparaat en browser dat aanbieden.
- Per e-mail versturen … — opent Per e-mail versturen met de link al in de tekst. Annuleer je daar, dan kom je terug bij de link.
Handtekeninglink invoegen
In het dialoogvenster Per e-mail versturen — vanuit de editor en vanuit de documentenlijst — staat onder het bericht Handtekeninglink invoegen. Die knop maakt een link aan en zet een alinea met document, geldigheid en link op de plek van de cursor, anders aan het eind. Daarna heet de knop Link ingevoegd — geldig tot …; een tweede klik voegt dezelfde link nog een keer in. Stond er al een link open, dan staat eronder dat de vorige daarna niet meer geldig is.
Een dode link gaat de deur niet uit. Vóór het versturen controleert Zirko elke handtekeninglink in de tekst. Is hij verlopen of ongeldig gemaakt — ook omdat er inmiddels een nieuwe is aangemaakt —, heeft je klant al ondertekend, of heeft het bewerken de link verminkt, dan gaat de mail niet uit, en het dialoogvenster zegt je wat je moet doen: de link uit de tekst verwijderen en opnieuw invoegen. In het onderwerp hoort geen link — het onderwerp wordt opgeslagen.
De ingevoegde alinea staat in de taal van je mail. De pagina die je klant opent, staat in de taal van het document.
Wat je klant ziet
Hij opent de link zonder account en zonder in te loggen:
- Bovenaan je bedrijf en Controleren en ondertekenen, met document, datum, onderwerp en totaalbedrag.
- Het document zelf, ook om als pdf te openen.
- Nu ondertekenen: naam invullen, met de vinger of de muis ondertekenen, Accepteren en versturen. Wat als bewijs wordt opgeslagen, staat er vooraf bij.
De pagina staat in de taal van het document. Geef je een offerte in een andere taal uit, dan leest je klant ook de pagina in die taal.
Is de link niet meer geldig, dan leest hij “Deze link is niet meer geldig” — in de taal van zijn browser, omdat een dode link niets over het document verraadt. Een link neemt hoogstens vijf pogingen in tien minuten aan; daarna vraagt de pagina om tien minuten te wachten.
Als hij heeft ondertekend
Je krijgt een mail met document, nummer, tijdstip en de naam van je klant, plus een verwijzing naar het document. Die gaat naar de persoon die de link heeft aangemaakt — zolang die in het bedrijf een kantoorrol heeft en het document mag zien. Komt de mail niet aan, dan geldt de handtekening toch.
Bij het document toont de kaart Ondertekend wie wanneer heeft ondertekend, de controlesom van het document en het proceskenmerk. Ondertekende pdf downloaden levert het document met het Acceptatieprotocol als laatste pagina: naam en handtekening, datum en tijd, IP-adres en apparaat, controlesom en kenmerk. Het protocol staat in de taal van het document. Namen in het Latijnse, Griekse, Cyrillische, Japanse, Koreaanse, Arabische, Hebreeuwse, Thaise en Devanagari-schrift staan erop zoals je klant ze heeft ingevoerd. Bevat een naam een teken dat geen van deze schriften kent — bijvoorbeeld in het Georgisch of Bengaals, en vaak ook in vereenvoudigd Chinees —, dan staat er in plaats van de naam een melding met het proceskenmerk. De naam is ongewijzigd opgeslagen, en de kaart bij het document toont hem.
Je klant krijgt een kopie. Direct na het ondertekenen verschijnt bij hem een knop om te downloaden, bij de offerte Ondertekende offerte downloaden — hetzelfde bestand met protocolblad, 15 minuten lang. Daarna zegt de pagina hem dat hij de kopie bij jou krijgt; jij downloadt die bij de kaart.
Vanaf dan geldt:
- De handtekening is definitief. Het document kan niet nog een keer worden ondertekend, en er komt geen nieuwe link meer.
- Een status “geaccepteerd” zet ze niet — de documentenlijst toont niets. Het opvolgen stopt wel.
- Trek je het document later in, dan blijft de handtekening op de kaart staan.
Ongeldig maken en opnieuw aanmaken
Ging de link naar het verkeerde adres, kies dan Link ongeldig maken …. Daarna kan niemand er het document nog mee bekijken of ondertekenen; ongedaan maken kan niet.
Nieuwe link aanmaken … maakt de vorige in dezelfde stap ongeldig. Wie de oude heeft, leest alleen nog dat hij niet meer geldig is — stuur hem de nieuwe.
Een link is 30 dagen geldig vanaf het aanmaken; de kaart toont Geldig tot met tijd en tijdzone. Verlengen kan niet. Is hij verlopen, dan maak je een nieuwe aan; met de Automatisering waarschuwt Zirko je vooraf.
| Kaart | Wat het betekent |
|---|---|
| Geen link | Er is nog geen link. |
| Open | Je klant kan ondertekenen tot “Geldig tot”. |
| Verlopen | De termijn is om, online is er niet ondertekend. |
| Ongeldig gemaakt | Je hebt de link gesloten. |
| Ondertekend | Je klant heeft online ondertekend. |
| Niet meer geldig | Het document is ingetrokken. |
| Status onbekend | De status kon niet worden geladen — Opnieuw laden. |
Alleen lezen
Staat je bedrijf op alleen lezen (De proefperiode), dan kun je geen nieuwe link aanmaken, en Handtekeninglink invoegen ontbreekt. Link ongeldig maken werkt nog steeds — een verkeerd verstuurde link sluit je altijd. Ook de ondertekende pdf download je nog steeds.
Je klant ziet het document nog steeds, maar ondertekenen kan hij op dit moment niet; de pagina vraagt hem rechtstreeks contact met je op te nemen. Is je bedrijf weer volledig vrijgegeven, dan geldt een open link tot hij verloopt.
Zonder netwerk
Aanmaken en ongeldig maken hebben netwerk nodig; zonder zijn de knoppen geblokkeerd, en de kaart zegt waarom. Ook de ondertekende pdf komt alleen met netwerk. Valt de verbinding weg tijdens het aanmaken, dan toont de kaart daarna of er een link is ontstaan — de link zelf kan Zirko niet nog een keer tonen; maak bij twijfel een nieuwe aan.
Je klant heeft voor het ondertekenen ook netwerk nodig. Valt het weg tijdens het versturen, dan zegt de pagina hem dat ze niet weet of de handtekening is aangekomen; hij verstuurt opnieuw.
Wie dit mag
De drie kantoorrollen mogen de link aanmaken en ongeldig maken, Kantoor – Projectleiding bij de documenten van haar eigen projecten. De buitendienstrollen zien de kaart niet. Zie Rollen en toegangsrechten.
Wat Zirko niet doet
- Geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Het is een getekende handtekening met protocol. Waar de wet voor een overeenkomst een schriftelijke vorm eist, vervangt ze die niet.
- Zirko verstuurt de link niet vanzelf. Jij geeft hem door.
- Of je klant de link heeft geopend, weet Zirko niet. Alleen de handtekening telt.
- Een akkoord per telefoon of op papier kent Zirko niet. De kaart toont alleen wat via de link is ondertekend.