Il tuo cliente non deve venire in ufficio né stampare nulla. Gli mandi un link, lui vede l'offerta sul telefono e firma con il dito — e tu ricevi un'e-mail appena l'ha fatto.
Funziona con Offerta, Preventivo e Conferma d'ordine, una volta emessi. Per le fatture non c'è alcun link: aspettano un pagamento, non una firma.
Generare il link
Sul documento emesso, nell'editor, sotto la Cronologia degli invii c'è la scheda Link per la firma. Genera un link apre una finestra con il link. Se il PDF del documento non c'è ancora, Zirko lo genera prima.
Zirko mostra questo link solo adesso. Inoltralo prima di chiudere la finestra. Più tardi Zirko non può mostrartelo di nuovo — se ti serve ancora, ne generi uno nuovo.
Chi ha il link vede il documento con i prezzi. Invialo solo alla persona che deve firmare.
Inoltrare il link
- Copia il link — per un messaggio che scrivi tu. Se il browser non permette di copiare, selezioni il link nel campo e lo copi a mano.
- Condividi … — apre il menu di condivisione del tuo dispositivo, per esempio per un SMS o un'app di messaggistica. Il pulsante c'è solo dove dispositivo e browser lo offrono.
- Invia per e-mail … — apre Invia per e-mail con il link già nel testo. Se lì annulli, torni al link.
Inserisci il link per la firma
Nel dialogo Invia per e-mail — dall'editor come dall'elenco dei documenti — sotto il messaggio c'è Inserisci il link per la firma. Il pulsante genera un link e inserisce un paragrafo con documento, validità e link nel punto in cui si trova il cursore, altrimenti alla fine. Poi si chiama Link inserito — valido fino al …; un secondo clic inserisce di nuovo lo stesso link. Se c'era già un link aperto, sotto compare l'avviso che quello precedente poi non varrà più.
Un link morto non parte. Prima dell'invio Zirko verifica ogni link per la firma presente nel testo. Se è scaduto o è stato invalidato — anche perché nel frattempo ne è stato generato uno nuovo —, se il tuo cliente ha già firmato, oppure se la modifica del testo ha rovinato il link, l'e-mail non parte e il dialogo ti dice che cosa fare: cancellare il link dal testo e inserirlo di nuovo. Nell'oggetto non va nessun link — l'oggetto viene salvato.
Il paragrafo inserito è nella lingua della tua e-mail. La pagina che apre il tuo cliente è nella lingua del documento.
Che cosa vede il tuo cliente
Apre il link senza account e senza accedere:
- In alto la tua impresa e Verifica e firma, con documento, data, oggetto e importo complessivo.
- Il documento stesso, che può aprire anche come PDF.
- Firmi ora: inserire il nome, firmare con il dito o con il mouse, Accetta e invia. Che cosa viene salvato come prova è scritto prima.
La pagina è nella lingua del documento. Se emetti un'offerta in un'altra lingua, il tuo cliente legge anche la pagina in quella lingua.
Se il link non vale più, legge « Questo link non è più valido » — nella lingua del suo browser, perché un link morto non rivela nulla del documento. Un link accetta al massimo cinque tentativi in dieci minuti; dopo, la pagina chiede di aspettare dieci minuti.
Quando ha firmato
Ricevi un'e-mail con documento, numero, data e ora della firma e nome del tuo cliente, più un collegamento al documento. Va alla persona che ha generato il link — finché nell'impresa ha un ruolo d'ufficio e può vedere il documento. Se non arriva, la firma vale comunque.
Sul documento la scheda passa a Firmato e mostra chi ha firmato e quando, la somma di controllo del documento e l'identificativo dell'operazione. Scarica il PDF firmato fornisce il documento con il Protocollo di accettazione come ultima pagina: nome e firma, data e ora, indirizzo IP e dispositivo, somma di controllo e identificativo. Il protocollo è nella lingua del documento. I nomi in caratteri latini, greci, cirillici, giapponesi, coreani, arabi, ebraici, thailandesi e devanagari vi compaiono come li ha inseriti il tuo cliente. Se un nome contiene un carattere che nessuna di queste scritture conosce — per esempio in georgiano o in bengalese, e spesso in cinese semplificato —, al posto del nome compare un avviso con l'identificativo dell'operazione. Il nome è salvato senza modifiche, e la scheda sul documento lo mostra.
Il tuo cliente riceve una copia. Subito dopo la firma gli compare un pulsante per scaricarla, per l'offerta Scarica l'offerta firmata — lo stesso file con il foglio di protocollo, per 15 minuti. Dopo, la pagina gli dice che la copia la riceve da te; tu la scarichi dalla scheda.
Da quel momento:
- La firma è definitiva. Il documento non si può firmare una seconda volta, e non c'è più alcun link nuovo.
- Non imposta alcuno stato « accettato » — l'elenco dei documenti non mostra nulla. La richiesta di riscontro sull'offerta però si ferma.
- Se in seguito ritiri il documento, la firma resta visibile nella scheda.
Invalidare e generare un nuovo link
Se il link è finito all'indirizzo sbagliato, scegli Invalida il link …. Da quel momento nessuno può più vedere o firmare il documento con quel link; l'operazione non si può annullare.
Genera un nuovo link … invalida quello precedente nello stesso passaggio. Chi ha quello vecchio legge solo che non vale più — inviagli quello nuovo.
Un link vale 30 giorni dalla generazione; la scheda mostra Valido fino al con ora e fuso orario. Non si può prolungare. Se è scaduto, ne generi uno nuovo; con l'automazione Zirko ti avvisa prima.
| Scheda | Che cosa significa |
|---|---|
| Nessun link | Non esiste ancora un link. |
| Aperto | Il tuo cliente può firmare fino alla data di « Valido fino al ». |
| Scaduto | Il termine è passato, online non è stato firmato. |
| Invalidato | Hai chiuso il link. |
| Firmato | Il tuo cliente ha firmato online. |
| Non più valido | Il documento è stato ritirato. |
| Stato sconosciuto | Non è stato possibile caricare lo stato — Ricarica. |
Sola lettura
Se la tua impresa è passata alla sola lettura (Il periodo di prova), non generi nuovi link, e Inserisci il link per la firma non c'è. Invalida il link funziona ancora — un link inviato per sbaglio lo chiudi sempre. Anche il PDF firmato continui a scaricarlo.
Il tuo cliente continua a vedere il documento, ma al momento non può firmare; la pagina gli chiede di rivolgersi direttamente a te. Quando la tua impresa è di nuovo abilitata completamente, un link aperto vale fino alla sua scadenza.
Senza rete
Generare e invalidare richiedono la rete; senza, i pulsanti sono bloccati e la scheda dice perché. Anche il PDF firmato arriva solo con la rete. Se la connessione si interrompe durante la generazione, la scheda mostra poi se è stato creato un link — il link stesso Zirko non può mostrarlo di nuovo; nel dubbio generane uno nuovo.
Anche il tuo cliente ha bisogno della rete per firmare. Se la connessione si interrompe all'invio, la pagina gli dice che non sa se la firma è arrivata; lui la invia di nuovo.
Chi può farlo
Il link possono generarlo e invalidarlo i tre ruoli d'ufficio, Ufficio – Direzione progetto sui documenti dei propri progetti. I ruoli mobili non vedono la scheda. Vedi Ruoli e diritti di accesso.
Che cosa Zirko non fa
- Nessuna firma elettronica qualificata. È una firma tracciata a mano con protocollo. Dove la legge richiede la forma scritta per un contratto, non la sostituisce.
- Zirko non invia il link da sé. Sei tu a inoltrarlo.
- Zirko non sa se il tuo cliente ha aperto il link. Conta solo la firma.
- Un sì al telefono o su carta Zirko non lo conosce. La scheda mostra solo ciò che è stato firmato tramite il link.