Sinu klient ei pea kontorisse tulema ega midagi välja printima. Saadad talle lingi, ta näeb pakkumust oma telefonis ja allkirjastab sõrmega — ja sina saad e-kirja kohe, kui ta on seda teinud.
See käib dokumendiliikide Pakkumus, Eelkalkulatsioon ja Tellimuse kinnitus puhul, niipea kui need on väljastatud. Arvete jaoks linki ei ole: need ootavad makset, mitte allkirja.
Lingi loomine
Väljastatud dokumendi redaktoris on jaotise Saatmise ajalugu all kaart Allkirjastamislink. Loo link avab akna lingiga. Kui dokumendi PDF-i veel ei ole, loob Zirko selle enne.
Seda linki näitab Zirko ainult praegu. Anna see edasi enne, kui akna sulged. Hiljem ei saa Zirko seda sulle uuesti näidata — kui vajad seda jälle, lood uue.
Kellel on link, see näeb dokumenti koos hindadega. Saada see ainult inimesele, kes peab allkirjastama.
Lingi edasiandmine
- Kopeeri link — sõnumi jaoks, mille kirjutad ise. Kui brauser kopeerimist ei luba, märgi link väljal ja kopeeri see käsitsi.
- Jaga … — avab sinu seadme jagamismenüü, näiteks SMS-i või sõnumirakenduse jaoks. Nupp on olemas ainult seal, kus seade ja brauser seda pakuvad.
- Saada e-postiga … — avab akna Saada e-postiga, kus link on juba tekstis. Kui seal loobud, jõuad tagasi lingi juurde.
Lisa allkirjastamislink
Dialoogis Saada e-postiga — nii redaktorist kui ka dokumentide loendist — on sõnumi all nupp Lisa allkirjastamislink. See loob lingi ja lisab lõigu dokumendi, kehtivuse ja lingiga kursori kohale, muidu teksti lõppu. Seejärel kannab nupp nime Link lisatud — kehtib kuni …; teine klõps lisab sama lingi uuesti. Kui mõni link oli juba avatud, seisab nupu all, et senine link ei kehti pärast seda enam.
Kehtetu link välja ei lähe. Enne saatmist kontrollib Zirko tekstis iga allkirjastamislinki. Kui see on aegunud või kehtetuks muudetud (ka seetõttu, et vahepeal loodi uus), kui sinu klient on juba allkirjastanud või kui muutmine on lingi rikkunud, ei lähe e-kiri välja ja dialoog ütleb sulle, mida teha: kustuta link tekstist ja lisa uuesti. Teemasse link ei kuulu — teema salvestatakse.
Lisatud lõik on sinu e-kirja keeles. Leht, mille sinu klient avab, on dokumendi keeles.
Mida sinu klient näeb
Ta avab lingi ilma kontota ja ilma sisselogimiseta:
- Üleval sinu ettevõte ja Vaadake üle ja allkirjastage, koos dokumendi, kuupäeva, teema ja kogusummaga.
- Dokument ise, mida saab avada ka PDF-ina.
- Allkirjastage nüüd: ta sisestab nime, allkirjastab sõrme või hiirega ja vajutab Võtke vastu ja saatke. Mis tõendamiseks salvestatakse, on enne kirjas.
Leht on dokumendi keeles. Kui väljastad pakkumuse mõnes teises keeles, loeb sinu klient ka lehte selles keeles.
Kui link enam ei kehti, loeb ta „See link enam ei kehti“ — oma brauseri keeles, sest kehtetu link ei reeda dokumendi kohta midagi. Üks link võtab vastu kõige rohkem viis katset kümne minuti jooksul; seejärel palub leht kümme minutit oodata.
Kui ta on allkirjastanud
Sina saad e-kirja, milles on dokument, number, ajahetk ja sinu kliendi nimi ning viide dokumendile. See läheb inimesele, kes lingi lõi — seni, kui tal on ettevõttes kontoriroll ja ta tohib dokumenti näha. Kui kiri kohale ei jõua, kehtib allkiri sellegipoolest.
Dokumendi juures näitab kaart Allkirjastatud, kes millal allkirjastas, ning dokumendi kontrollsummat ja toimingu tunnust. Laadi alla allkirjastatud PDF annab dokumendi, mille viimane leht on Vastuvõtuprotokoll: nimi ja allkiri, kuupäev ja kellaaeg, IP-aadress ja seade, kontrollsumma ja tunnus. Protokoll on dokumendi keeles. Ladina, kreeka, jaapani, korea, araabia, heebrea, tai ja devanaagari kirjas ning kirillitsas kirjutatud nimed on sellel nii, nagu sinu klient need sisestas. Kui nimes on märk, mida ükski neist kirjadest ei sisalda — näiteks gruusia või bengali kirjas, sageli ka lihtsustatud hiina keeles —, on nime asemel märge toimingu tunnusega. Nimi on salvestatud muutmata ja kaart dokumendi juures näitab seda.
Sinu klient saab koopia. Kohe pärast allkirjastamist ilmub tal allalaadimisnupp, pakkumuse puhul Laadige alla allkirjastatud pakkumus — sama fail koos protokollilehega, saadaval 15 minutit. Seejärel ütleb leht talle, et koopia saab ta sinult; sina laadid selle alla kaardilt.
Edaspidi kehtib:
- Allkiri on lõplik. Dokumenti ei saa uuesti allkirjastada ja uut linki enam ei ole.
- Staatust „vastu võetud“ see ei sea — dokumentide loend ei näita midagi. Pakkumuse järelepärimine aga lõpeb.
- Kui võtad dokumendi hiljem tagasi, jääb allkiri kaardile alles.
Kehtetuks muutmine ja uue loomine
Kui link läks valele aadressile, vali Muuda link kehtetuks …. Seejärel ei saa keegi sellega enam dokumenti vaadata ega allkirjastada; tagasi pöörata seda ei saa.
Loo uus link … muudab senise samal sammul kehtetuks. Kellel on vana link, see loeb ainult, et link enam ei kehti — saada talle uus.
Link kehtib 30 päeva alates loomisest; kaart näitab Kehtib kuni kellaaja ja ajavööndiga. Pikendada seda ei saa. Kui link on aegunud, lood uue; automatiseerimisega annab Zirko sulle sellest enne teada.
| Kaart | Mida see tähendab |
|---|---|
| Linki pole | Linki veel ei ole. |
| Ootab allkirja | Sinu klient saab allkirjastada kuni ajani, mis on märgitud „Kehtib kuni“ juures. |
| Aegunud | Tähtaeg on möödas, veebis ei allkirjastatud. |
| Kehtetuks muudetud | Sina sulgesid lingi. |
| Allkirjastatud | Sinu klient allkirjastas veebis. |
| Enam ei kehti | Dokument on tagasi võetud. |
| Olek teadmata | Olekut ei õnnestunud laadida — Laadi uuesti. |
Ainult lugemiseks
Kui sinu ettevõte on lülitatud režiimile ainult lugemiseks (Prooviperiood), ei saa sa uut linki luua ja nuppu Lisa allkirjastamislink ei ole. Muuda link kehtetuks toimib edasi — valesti saadetud lingi saad alati sulgeda. Ka allkirjastatud PDF-i saad endiselt alla laadida.
Sinu klient näeb dokumenti edasi, aga allkirjastada ta praegu ei saa; leht palub tal võtta otse sinuga ühendust. Kui sinu ettevõte on taas täielikult avatud, kehtib link, mis ootab allkirja, kuni oma aegumiseni.
Ilma võrguta
Lingi loomiseks ja kehtetuks muutmiseks on vaja võrku; ilma selleta on nupud lukus ja kaart ütleb, miks. Ka allkirjastatud PDF tuleb ainult võrguga. Kui ühendus katkeb loomise ajal, näitab kaart pärast, kas link tekkis; linki ennast ei saa Zirko uuesti näidata, nii et kahtluse korral loo uus.
Ka sinu klient vajab allkirjastamiseks võrku. Kui ühendus katkeb saatmise hetkel, ütleb leht talle, et ei tea, kas allkiri kohale jõudis; ta saadab uuesti.
Kes seda tohib
Linki tohivad luua ja kehtetuks muuta kolm kontorirolli, Kontor – projektijuht oma projektide dokumentide juures. Objekti rollid kaarti ei näe. Vaata Rollid ja ligipääsuõigused.
Mida Zirko ei tee
- See ei ole kvalifitseeritud e-allkiri. See on joonistatud allkiri koos protokolliga. Kus seadus nõuab lepingule kirjalikku vormi, seda see ei asenda.
- Zirko ei saada linki ise. Sina annad selle edasi.
- Kas sinu klient lingi avas, seda Zirko ei tea. Loeb ainult allkiri.
- Telefoni teel või paberil antud nõusolekut Zirko ei tea. Kaart näitab ainult seda, mis lingi kaudu allkirjastati.