Asiakkaasi ei tarvitse tulla toimistolle eikä tulostaa mitään. Lähetät hänelle linkin, hän näkee tarjouksen puhelimessaan ja allekirjoittaa sormella — ja sinä saat sähköpostin heti, kun hän on tehnyt sen.
Tämä onnistuu tositelajeilla Tarjous, Kustannusarvio ja Tilausvahvistus, kun tosite on annettu. Laskuille linkkiä ei ole: ne odottavat maksua, eivät allekirjoitusta.
Linkin luominen
Annetun tositteen editorissa on kohdan Lähetyshistoria alla kortti Allekirjoituslinkki. Luo linkki avaa ikkunan, jossa linkki on. Jos tositteen PDF:ää ei vielä ole, Zirko luo sen ensin.
Zirko näyttää tämän linkin vain nyt. Välitä se eteenpäin ennen kuin suljet ikkunan. Myöhemmin Zirko ei voi näyttää sitä sinulle uudelleen — jos tarvitset sen taas, luot uuden.
Kuka tahansa, jolla linkki on, näkee tositteen hintoineen. Lähetä se vain henkilölle, jonka pitää allekirjoittaa.
Linkin välittäminen
- Kopioi linkki — viestiin, jonka kirjoitat itse. Jos selain ei salli kopiointia, valitse linkki kentästä ja kopioi se käsin.
- Jaa … — avaa laitteesi jakovalikon, esimerkiksi tekstiviestiä tai pikaviestintä varten. Painike näkyy vain siellä, missä laite ja selain tarjoavat sen.
- Lähetä sähköpostitse … — avaa valintaikkunan Lähetä sähköpostitse, jossa linkki on jo tekstissä. Jos peruutat siellä, palaat linkkiin.
Lisää allekirjoituslinkki
Valintaikkunassa Lähetä sähköpostitse — avasitpa sen editorista tai asiakirjalistasta — on viestin alla painike Lisää allekirjoituslinkki. Se luo linkin ja lisää kappaleen, jossa ovat tosite, voimassaolo ja linkki, kohdistimen kohdalle tai, jos kohdistinta ei ole, viestin loppuun. Sen jälkeen painikkeessa lukee Linkki lisätty — voimassa … asti; toinen napsautus lisää saman linkin uudelleen. Jos avoin linkki oli jo olemassa, painikkeen alla lukee, että aiempi linkki ei sen jälkeen ole enää voimassa.
Kuollut linkki ei lähde. Ennen lähettämistä Zirko tarkistaa jokaisen viestissä olevan allekirjoituslinkin. Jos linkki on vanhentunut tai poistettu käytöstä (myös siksi, että sillä välin on luotu uusi), jos asiakkaasi on jo allekirjoittanut tai jos muokkaus on rikkonut linkin, sähköposti ei lähde, ja valintaikkuna kertoo, mitä tehdä: poista linkki viestistä ja lisää se uudelleen. Aiheeseen linkki ei kuulu — aihe tallennetaan.
Lisätty kappale on sähköpostisi kielellä. Sivu, jonka asiakkaasi avaa, on tositteen kielellä.
Mitä asiakkaasi näkee
Hän avaa linkin ilman tiliä ja kirjautumatta:
- Ylhäällä yrityksesi ja Tarkista ja allekirjoita sekä tosite, päivämäärä, aihe ja kokonaissumma.
- Itse asiakirja, jonka voi avata myös PDF-tiedostona.
- Allekirjoita nyt: hän kirjoittaa nimensä, allekirjoittaa sormella tai hiirellä ja painaa Hyväksy ja lähetä. Se, mitä todisteeksi tallennetaan, kerrotaan etukäteen.
Sivu on tositteen kielellä. Jos annat tarjouksen toisella kielellä, asiakkaasi lukee myös sivun sillä kielellä.
Jos linkki ei ole enää voimassa, hän lukee ”Tämä linkki ei ole enää voimassa” selaimensa kielellä, koska kuollut linkki ei paljasta tositteesta mitään. Linkki ottaa vastaan enintään viisi yritystä kymmenessä minuutissa; sen jälkeen sivu pyytää odottamaan kymmenen minuuttia.
Kun hän on allekirjoittanut
Saat sähköpostin, jossa ovat tosite, numero, ajankohta ja asiakkaasi nimi sekä linkki tositteeseen. Se lähtee henkilölle, joka loi linkin — niin kauan kuin hänellä on yrityksessä toimistorooli ja hän saa nähdä tositteen. Jos viesti ei tule perille, allekirjoitus on silti voimassa.
Tositteella kortti Allekirjoitettu näyttää, kuka allekirjoitti ja milloin, sekä asiakirjan tarkistussumman ja tapahtumatunnuksen. Lataa allekirjoitettu PDF antaa asiakirjan, jonka viimeisenä sivuna on Hyväksymispöytäkirja: nimi ja allekirjoitus, päivämäärä ja kellonaika, IP-osoite ja laite, tarkistussumma ja tunnus. Pöytäkirja on tositteen kielellä. Latinalaisella, kreikkalaisella, kyrillisellä, japanilaisella, korealaisella, arabialaisella, heprealaisella, thai- tai devanagari-kirjaimistolla kirjoitetut nimet näkyvät siinä juuri niin kuin asiakkaasi ne syötti. Jos nimessä on merkki, jota mikään näistä kirjaimistoista ei tunne — esimerkiksi georgialaisessa tai bengalilaisessa kirjaimistossa, usein myös yksinkertaistetussa kiinassa —, nimen tilalla on huomautus, jossa on tapahtumatunnus. Nimi on tallennettu muuttumattomana, ja kortti tositteella näyttää sen.
Asiakkaasi saa kopion. Heti allekirjoittamisen jälkeen hänelle tulee näkyviin latauspainike, tarjouksessa Lataa allekirjoitettu tarjous — sama tiedosto pöytäkirjasivuineen, 15 minuutin ajan. Sen jälkeen sivu kertoo hänelle, että kopion hän saa sinulta; sinä lataat sen kortista.
Tästä eteenpäin pätee:
- Allekirjoitus on lopullinen. Tositetta ei voi allekirjoittaa uudelleen, eikä uutta linkkiä enää ole.
- Tilaa ”hyväksytty” se ei aseta — asiakirjalista ei näytä mitään. Tarjouksen seuranta kuitenkin loppuu.
- Jos perut tositteen myöhemmin, allekirjoitus jää näkyviin korttiin.
Käytöstä poistaminen ja uuden luominen
Jos linkki meni väärään osoitteeseen, valitse Poista linkki käytöstä …. Sen jälkeen kukaan ei voi enää katsoa tositetta eikä allekirjoittaa sitä linkillä; tätä ei voi peruuttaa.
Luo uusi linkki … poistaa aiemman käytöstä samalla kertaa. Se, jolla vanha linkki on, lukee vain, ettei se ole enää voimassa — lähetä hänelle uusi.
Linkki on voimassa 30 päivää luomisesta; kortissa näkyy Voimassaolo päättyy kellonaikoineen ja aikavyöhykkeineen. Voimassaoloa ei voi jatkaa. Jos linkki on vanhentunut, luot uuden; automaation avulla Zirko kertoo siitä sinulle etukäteen.
| Kortti | Mitä se tarkoittaa |
|---|---|
| Ei linkkiä | Linkkiä ei vielä ole. |
| Avoin | Asiakkaasi voi allekirjoittaa siihen asti, mitä kohdassa ”Voimassaolo päättyy” lukee. |
| Vanhentunut | Määräaika on umpeutunut, verkossa ei allekirjoitettu. |
| Poistettu käytöstä | Olet sulkenut linkin. |
| Allekirjoitettu | Asiakkaasi on allekirjoittanut verkossa. |
| Ei enää voimassa | Tosite on peruttu. |
| Tila tuntematon | Tilaa ei voitu ladata — Lataa uudelleen. |
Vain luku -tila
Kun yrityksesi on vain luku -tilassa (Kokeilujakso), et voi luoda uutta linkkiä, eikä painiketta Lisää allekirjoituslinkki ole. Poista linkki käytöstä toimii edelleen — väärin lähetetyn linkin voit sulkea aina. Myös allekirjoitetun PDF:n voit edelleen ladata.
Asiakkaasi näkee asiakirjan edelleen, mutta allekirjoittaa hän ei juuri nyt voi; sivu pyytää häntä ottamaan yhteyttä suoraan sinuun. Kun yrityksesi on jälleen avattu täyteen käyttöön, avoin linkki on voimassa vanhenemiseensa asti.
Ilman verkkoa
Linkin luominen ja käytöstä poistaminen vaativat verkkoyhteyden; ilman sitä painikkeet ovat lukittuina, ja kortti kertoo miksi. Myös allekirjoitettu PDF tulee vain verkon kautta. Jos yhteys katkeaa luomisen aikana, kortti näyttää jälkeenpäin, syntyikö linkki; itse linkkiä Zirko ei voi näyttää uudelleen, joten luo epävarmassa tilanteessa uusi.
Myös asiakkaasi tarvitsee allekirjoittamiseen verkkoyhteyden. Jos yhteys katkeaa lähettämisen aikana, sivu kertoo hänelle, ettei se tiedä, tuliko allekirjoitus perille; hän lähettää uudelleen.
Kuka saa tehdä tämän
Linkin luominen ja käytöstä poistaminen on sallittu kolmelle toimistoroolille, Toimisto – projektinjohto omien projektiensa tositteissa. Kenttäroolit eivät näe korttia. Katso Roolit ja käyttöoikeudet.
Mitä Zirko ei tee
- Ei hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta. Kyse on piirretystä allekirjoituksesta pöytäkirjoineen. Kun laki edellyttää sopimukselta kirjallista muotoa, se ei korvaa sitä.
- Zirko ei lähetä linkkiä itsestään. Sinä välität sen eteenpäin.
- Sitä, onko asiakkaasi avannut linkin, Zirko ei tiedä. Vain allekirjoitus ratkaisee.
- Puhelimessa tai paperilla annettua hyväksyntää Zirko ei tunne. Kortti näyttää vain sen, mitä on allekirjoitettu linkin kautta.