Twój klient nie musi przychodzić do biura ani niczego drukować. Wysyłasz mu link, on ogląda ofertę na telefonie i podpisuje ją palcem — a Ty dostajesz e-mail, gdy tylko to zrobi.
Działa to w dokumentach typu Oferta, Kosztorys wstępny i Potwierdzenie zlecenia, gdy tylko są wystawione. Dla faktur linku nie ma: czekają na zapłatę, nie na podpis.
Tworzenie linku
Przy wystawionym dokumencie w edytorze, pod Historia wysyłek, jest karta Link do podpisu. Utwórz link otwiera okno z linkiem. Jeśli PDF dokumentu jeszcze nie istnieje, Zirko najpierw go tworzy.
Zirko pokazuje ten link tylko teraz. Przekaż go, zanim zamkniesz okno. Później Zirko nie może pokazać Ci go ponownie — jeśli znów będzie Ci potrzebny, utworzysz nowy.
Kto ma link, widzi dokument wraz z cenami. Wyślij go tylko osobie, która ma podpisać.
Przekazywanie linku
- Kopiuj link — do wiadomości, którą piszesz sam. Jeśli przeglądarka nie pozwala kopiować, zaznaczasz link w polu i kopiujesz go ręcznie.
- Udostępnij … — otwiera menu udostępniania Twojego urządzenia, np. do SMS-a albo komunikatora. Przycisk pojawia się tylko tam, gdzie urządzenie i przeglądarka to obsługują.
- Wyślij e-mailem … — otwiera Wyślij e-mailem z linkiem już w treści. Jeśli tam anulujesz, wracasz do linku.
Wstaw link do podpisu
W oknie Wyślij e-mailem — otwartym z edytora albo z listy dokumentów — pod wiadomością jest Wstaw link do podpisu. Przycisk tworzy link i wstawia akapit z dokumentem, terminem ważności i linkiem w miejscu kursora, a jeśli kursora nie ma — na końcu. Potem przycisk nazywa się Link wstawiony — ważny do …; drugie kliknięcie wstawia ten sam link jeszcze raz. Jeśli jakiś link był już ważny, pod przyciskiem stoi, że dotychczasowy przestanie wtedy działać.
Nieważny link nie wyjdzie. Przed wysłaniem Zirko sprawdza każdy link do podpisu w treści. Jeśli wygasł albo został unieważniony — także dlatego, że w międzyczasie utworzono nowy —, jeśli Twój klient już podpisał albo jeśli link uległ zniekształceniu podczas edycji, wiadomość nie wyjdzie, a okno powie Ci, co zrobić: usunąć link z treści i wstawić go ponownie. Do tematu linku nie wstawiaj — temat jest zapisywany.
Wstawiony akapit jest w języku Twojej wiadomości. Strona, którą otwiera Twój klient, jest w języku dokumentu.
Co widzi Twój klient
Otwiera link bez konta i bez logowania:
- U góry Twoja firma i Sprawdź i podpisz, z dokumentem, datą, tematem i kwotą łączną.
- Sam dokument, także do otwarcia jako PDF.
- Podpisz teraz: wpisuje imię i nazwisko, podpisuje się palcem albo myszką i naciska Przyjmij i wyślij. Co zostaje zapisane na dowód, stoi tam wcześniej.
Strona jest w języku dokumentu. Jeśli wystawisz ofertę w innym języku, Twój klient przeczyta w tym języku także stronę.
Jeśli link nie jest już ważny, klient czyta „Ten link już nie działa” — w języku swojej przeglądarki, bo nieważny link nic nie zdradza o dokumencie. Jeden link przyjmuje najwyżej pięć prób w ciągu dziesięciu minut; potem strona prosi, by odczekać dziesięć minut.
Gdy klient podpisze
Dostajesz e-mail z dokumentem, numerem, czasem podpisu oraz imieniem i nazwiskiem klienta, a także z odnośnikiem prowadzącym do dokumentu. Trafia do osoby, która utworzyła link — o ile ma w firmie rolę biurową i może widzieć dokument. Jeśli nie dotrze, podpis i tak jest ważny.
Przy dokumencie karta Podpisano pokazuje, kto i kiedy podpisał, sumę kontrolną dokumentu i identyfikator operacji. Pobierz podpisany PDF daje dokument, którego ostatnią stroną jest Protokół przyjęcia: imię i nazwisko oraz podpis, data i godzina, adres IP i urządzenie, suma kontrolna i identyfikator. Protokół jest w języku dokumentu. Imiona i nazwiska zapisane alfabetem łacińskim, greckim, cyrylicą albo pismem japońskim, koreańskim, arabskim, hebrajskim, tajskim lub dewanagari widnieją na nim tak, jak wpisał je Twój klient. Jeśli imię lub nazwisko zawiera znak, którego nie zna żadne z tych pism — na przykład pismo gruzińskie lub bengalskie, a często też chińskie uproszczone —, zamiast niego widnieje informacja z identyfikatorem operacji. Imię i nazwisko jest zapisane bez zmian, a karta przy dokumencie je pokazuje.
Twój klient dostaje kopię. Zaraz po podpisaniu pojawia się u niego przycisk pobierania, przy ofercie Pobierz podpisaną ofertę — ten sam plik wraz z protokołem, przez 15 minut. Potem strona mówi mu, że kopię dostanie od Ciebie; Ty pobierasz ją na karcie.
Od tej chwili:
- Podpis jest ostateczny. Dokumentu nie można podpisać jeszcze raz i nowego linku już nie będzie.
- Statusu „przyjęta” podpis nie ustawia — lista dokumentów niczego nie pokazuje. Przypomnienie o ofercie jednak ustaje.
- Jeśli później wycofasz dokument, podpis na karcie zostaje.
Unieważnianie i nowy link
Jeśli link trafił na zły adres, wybierasz Unieważnij link …. Potem nikt już nie obejrzy przez niego dokumentu ani go nie podpisze; cofnąć tego nie można.
Utwórz nowy link … w tym samym kroku unieważnia dotychczasowy. Kto ma stary, przeczyta już tylko, że nie jest ważny — wyślij mu nowy.
Link jest ważny 30 dni od utworzenia; karta pokazuje Ważny do z godziną i strefą czasową. Przedłużyć go nie można. Gdy wygaśnie, tworzysz nowy; Automatyzacja uprzedzi Cię o tym wcześniej.
| Karta | Co oznacza |
|---|---|
| Brak linku | Linku jeszcze nie ma. |
| Czeka na podpis | Twój klient może podpisać do terminu „Ważny do”. |
| Wygasł | Termin minął, online nie podpisano. |
| Unieważniony | Zamknąłeś link. |
| Podpisano | Twój klient podpisał online. |
| Już nieważny | Dokument jest wycofany. |
| Stan nieznany | Nie udało się wczytać stanu — Wczytaj ponownie. |
Tylko do odczytu
Jeśli Twoja firma jest przełączona na tryb tylko do odczytu (Okres próbny), nie utworzysz nowego linku, a Wstaw link do podpisu znika. Unieważnij link działa dalej — błędnie wysłany link zamkniesz zawsze. Podpisany PDF też nadal pobierzesz.
Twój klient nadal widzi dokument, ale podpisać go teraz nie może; strona prosi go, by skontaktował się bezpośrednio z Tobą. Gdy Twoja firma znów będzie w pełni odblokowana, ważny link obowiązuje do swojego wygaśnięcia.
Bez sieci
Tworzenie i unieważnianie wymagają sieci; bez niej przyciski są zablokowane, a karta mówi dlaczego. Podpisany PDF też pobierzesz tylko z siecią. Jeśli połączenie zostanie przerwane podczas tworzenia, karta pokaże potem, czy link powstał — samego linku Zirko nie może pokazać ponownie, w razie wątpliwości utwórz nowy.
Twój klient też potrzebuje sieci, żeby podpisać. Jeśli połączenie zerwie się przy wysyłaniu, strona mówi mu, że nie wie, czy podpis dotarł; klient wysyła go jeszcze raz.
Kto może to robić
Tworzyć i unieważniać link mogą trzy role biurowe, Biuro – kierownik projektu przy dokumentach swoich projektów. Role terenowe nie widzą karty. Zob. Role i prawa dostępu.
Czego Zirko nie robi
- Żadnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To podpis nakreślony ręcznie, z protokołem. Tam, gdzie prawo wymaga dla umowy formy pisemnej, nie zastępuje jej.
- Zirko nie wysyła linku samo. Przekazujesz go Ty.
- Czy Twój klient otworzył link, Zirko nie wie. Liczy się tylko podpis.
- Zgody przez telefon albo na papierze Zirko nie zna. Karta pokazuje tylko to, co podpisano przez link.