離れた場所から見積書に署名してもらう

お客様に事務所まで来てもらう必要も、印刷してもらう必要もありません。リンクを送れば、お客様はスマートフォンで見積書を確認し、指で署名します — 署名が済んだ時点で、あなたにメールが届きます。

対象は見積書、概算見積書、注文請書で、発行済みのものに限ります。請求書にはリンクがありません。請求書が待っているのは署名ではなく、支払いだからです。

リンクを作成する

発行済みの帳票では、エディターの送信履歴の下に署名リンクカードがあります。リンクを作成を押すと、リンクが表示されたウィンドウが開きます。帳票のPDFがまだできていない場合は、Zirkoが先に作成します。

リンクを持っている人は、価格を含めて帳票を見ることができます。署名する本人にだけ送ってください。

リンクを渡す

• リンクをコピー — ご自身で書くメッセージに貼り付けるためのものです。ブラウザーがコピーを許可しない場合は、欄の中のリンクを選択して、手動でコピーします。
• 共有… — 端末の共有メニューを開きます。SMSやメッセンジャーアプリで送るときに使います。このボタンは、端末とブラウザーが共有に対応している場合にだけ表示されます。
• メールで送信… — リンクがすでに本文に入った状態で、メールで送信が開きます。そこでキャンセルすると、リンクの画面に戻ります。

署名リンクを挿入

メールで送信ダイアログには、エディターから開いた場合も帳票一覧から開いた場合も、メッセージ欄の下に署名リンクを挿入があります。押すとリンクが作成され、帳票、有効期限、リンクを記した段落がカーソルの位置に入ります。カーソルがなければ、本文の末尾に入ります。その後、ボタンの表示はリンクを挿入しました — …まで有効に変わります。もう一度押すと、同じリンクが再び挿入されます。有効なリンクがすでにあった場合は、これまでのリンクがその後は無効になることが、ボタンの下に表示されます。

無効なリンクがメールで出ていくことはありません。送信の前に、Zirkoは本文中の署名リンクをすべて確認します。リンクが失効している、無効化されている（新しいリンクが作成されて無効になった場合も含みます）、お客様がすでに署名している、編集でリンクが欠けたり変わったりしている — このいずれかに当たると、メールは送信されず、どうすればよいかをダイアログが示します。本文からリンクを削除して、もう一度挿入してください。件名は保存されるため、リンクは件名に入れないでください。

挿入される段落は、メールの言語で書かれます。お客様が開くページは、帳票の言語で表示されます。

お客様に見えるもの

お客様はアカウントなしで、ログインもせずにリンクを開けます。画面には次のものが表示されます。

1. 上部に、自社の名前と内容の確認と署名。あわせて帳票、日付、件名、合計金額が並びます。
2. 帳票そのもの。PDFで開くこともできます。
3. ここに署名：名前を入力し、指かマウスで署名して、承諾して送信を押します。証跡として何が保存されるかは、その前に表示されます。

ページは帳票の言語で表示されます。見積書を別の言語で発行すれば、お客様はページもその言語で読みます。

リンクが無効になっていると、お客様には「このリンクは無効です」と表示されます。この表示はブラウザーの言語です — 無効なリンクは、帳票について何も明かさないからです。1つのリンクが受け付ける試行は、10分間に5回までです。それを超えると、ページが10分待つように案内します。

署名が済んだら

あなたにメールが届きます。メールには帳票、番号、日時、お客様の氏名が書かれ、帳票を開くためのリンクも付いています。届くのはリンクを作成した人です — ただし、その人が事業者の中でオフィスの権限ロールを持ち、その帳票を見られる間に限ります。メールが届かなくても、署名は有効です。

帳票では、カードに署名済みと表示され、誰がいつ署名したか、帳票のチェックサム、手続き番号が並びます。署名済みPDFをダウンロードで、承諾記録票を最終ページに付けた帳票が手に入ります。記録票には、氏名と署名、日付と時刻、IPアドレスと端末、チェックサムと手続き番号が記載されます。記録票は帳票の言語で作成されます。ラテン文字、ギリシャ文字、キリル文字、かな・漢字、ハングル、アラビア文字、ヘブライ文字、タイ文字、デーヴァナーガリー文字で書かれた氏名は、お客様が入力したとおりに記載されます。これらの文字で表せない字を含む氏名の場合は、氏名の代わりに、手続き番号を添えた注記が記載されます。ジョージア文字やベンガル文字のほか、簡体字で書かれた中国語の氏名の多くがこれに当たります。氏名は変更されずに保存されており、帳票のカードに表示されます。

お客様には写しが渡ります。署名の直後、お客様の画面にダウンロード用のボタンが表示されます。見積書なら署名済みの見積書をダウンロードです — 記録票を含む同じファイルで、ダウンロードできるのは15分間です。その後は、写しはあなたから受け取るようにとページが案内します。あなたは写しをカードからダウンロードできます。

署名の後は、次のようになります。

• 署名は最終的なものです。その帳票に再度署名することはできず、新しいリンクも作成できなくなります。
• 「承諾済み」のステータスは付きません — 帳票一覧には何も表示されません。ただし、フォローアップは止まります。
• 後で帳票を取り下げても、署名はカードに残ります。

無効にする・作り直す

リンクを間違った宛先に送ってしまったら、リンクを無効にする…を選びます。それ以降、そのリンクで帳票を見ることも署名することも、誰にもできなくなります。元に戻すことはできません。

新しいリンクを作成…は、これまでのリンクを同時に無効にします。古いリンクを持っている人には、それが無効だということしか表示されません — 新しいリンクを送ってください。

リンクの有効期間は、作成から30日です。カードには有効期限が時刻とタイムゾーン付きで表示されます。延長はできません。失効したら、新しいリンクを作成します。自動化を使えば、失効する前にZirkoが知らせます。

閲覧専用

自社が閲覧専用に切り替わっている間は（無料トライアル）、新しいリンクは作成できず、署名リンクを挿入も表示されません。リンクを無効にするは引き続き使えます — 誤って送ったリンクは、いつでも無効にできます。署名済みPDFのダウンロードも、引き続きできます。

お客様は引き続き帳票を見られますが、その間は署名できません。ページには、あなたに直接連絡するよう案内が出ます。自社のアカウントが再びすべての機能を使えるようになれば、署名待ちのリンクは有効期限まで使えます。

接続がないとき

リンクの作成と無効化には接続が必要です。接続がないとボタンは押せず、その理由がカードに表示されます。署名済みPDFも、接続があるときしか取得できません。作成中に接続が切れた場合は、リンクができたかどうかが後でカードに表示されます — リンクそのものをZirkoがもう一度表示することはできないので、迷ったら新しいリンクを作成してください。

お客様も、署名するには接続が必要です。送信中に接続が切れると、署名が届いたかどうか分からないとページが伝えるので、お客様はもう一度送信します。

誰が操作できるか

リンクを作成・無効化できるのは、オフィスの3つの権限ロールです。オフィス – 案件責任者は、自分の案件の帳票に限られます。モバイルの権限ロールには、このカードは表示されません。権限ロールとアクセス権をご覧ください。

Zirkoがしないこと

• 適格電子署名ではありません。電子証明書を用いた電子署名でもなく、記録付きの手書きの署名です。法律が契約に書面を求める場合、その代わりにはなりません。
• Zirkoがリンクを自動で送ることはありません。お客様に渡すのはあなたです。
• お客様がリンクを開いたかどうかは、Zirkoには分かりません。分かるのは署名だけです。
• 電話や紙での承諾は、Zirkoには分かりません。カードに表示されるのは、リンクから署名されたものだけです。