Dein Kunde muss nicht ins Büro kommen und nichts ausdrucken. Du schickst ihm einen Link, er sieht das Angebot auf seinem Telefon und unterschreibt mit dem Finger — und du bekommst eine Mail, sobald er es getan hat.
Das geht mit Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung, sobald sie ausgestellt sind. Für Rechnungen gibt es keinen Link: Sie warten auf eine Zahlung, nicht auf eine Unterschrift.
Den Link erzeugen
Am ausgestellten Beleg steht im Editor unter der Versand-Historie die Karte Unterschriftslink. Link erzeugen öffnet ein Fenster mit dem Link. Liegt das PDF des Belegs noch nicht vor, erzeugt Zirko es vorher.
Diesen Link zeigt Zirko nur jetzt. Gib ihn weiter, bevor du das Fenster schließt. Zirko kann ihn dir später nicht noch einmal zeigen — brauchst du ihn wieder, erzeugst du einen neuen.
Wer den Link hat, sieht den Beleg samt Preisen. Schick ihn nur an die Person, die unterschreiben soll.
Den Link weitergeben
- Link kopieren — für eine Nachricht, die du selbst schreibst. Lässt der Browser das Kopieren nicht zu, markierst du den Link im Feld und kopierst ihn von Hand.
- Teilen … — öffnet das Teilen-Menü deines Geräts, etwa für SMS oder einen Messenger. Den Knopf gibt es nur, wo Gerät und Browser das anbieten.
- Per E-Mail senden … — öffnet Per E-Mail senden mit dem Link schon im Text. Brichst du dort ab, kommst du zum Link zurück.
Unterschriftslink einfügen
Im Dialog Per E-Mail senden — aus dem Editor wie aus der Dokumentenliste — steht unter der Nachricht Unterschriftslink einfügen. Er erzeugt einen Link und setzt einen Absatz mit Beleg, Gültigkeit und Link an die Schreibmarke, sonst ans Ende. Danach heißt der Knopf Link eingefügt — gültig bis …; ein zweiter Klick setzt denselben Link noch einmal ein. War schon ein Link offen, steht darunter, dass der bisherige danach nicht mehr gilt.
Ein toter Link geht nicht hinaus. Vor dem Senden prüft Zirko jeden Unterschriftslink im Text. Ist er abgelaufen oder ungültig gemacht — auch, weil inzwischen ein neuer erzeugt wurde —, hat dein Kunde schon unterschrieben, oder hat das Bearbeiten den Link verstümmelt, geht die Mail nicht hinaus, und der Dialog sagt dir, was zu tun ist: den Link aus dem Text löschen und neu einfügen. In den Betreff gehört kein Link — der Betreff wird gespeichert.
Der eingefügte Absatz steht in der Sprache deiner Mail. Die Seite, die dein Kunde öffnet, steht in der Sprache des Belegs.
Was dein Kunde sieht
Er öffnet den Link ohne Konto und ohne Anmeldung:
- Oben dein Betrieb und Prüfen und unterschreiben, mit Beleg, Datum, Betreff und Gesamtbetrag.
- Das Dokument selbst, auch zum Öffnen als PDF.
- Jetzt unterschreiben: Name eintragen, mit dem Finger oder der Maus unterschreiben, Annehmen und absenden. Was zum Nachweis gespeichert wird, steht vorher da.
Die Seite steht in der Sprache des Belegs. Stellst du ein Angebot in einer anderen Sprache aus, liest dein Kunde auch die Seite in dieser Sprache.
Gilt der Link nicht mehr, liest er „Dieser Link gilt nicht mehr" — in der Sprache seines Browsers, weil ein toter Link nichts über den Beleg verrät. Höchstens fünf Versuche in zehn Minuten nimmt ein Link an; danach bittet die Seite, zehn Minuten zu warten.
Wenn er unterschrieben hat
Du bekommst eine Mail mit Beleg, Nummer, Zeitpunkt und dem Namen deines Kunden, dazu ein Verweis auf den Beleg. Sie geht an die Person, die den Link erzeugt hat — solange sie im Betrieb eine Büro-Rolle hat und den Beleg sehen darf. Kommt sie nicht an, gilt die Unterschrift trotzdem.
Am Beleg zeigt die Karte Unterschrieben, wer wann unterschrieben hat, die Prüfsumme des Dokuments und die Vorgangskennung. Unterschriebenes PDF herunterladen liefert das Dokument mit dem Annahmeprotokoll als letzter Seite: Name und Unterschrift, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Gerät, Prüfsumme und Kennung. Das Protokoll steht in der Sprache des Belegs. Namen in lateinischer, griechischer, kyrillischer, japanischer, koreanischer, arabischer, hebräischer, Thai- und Devanagari-Schrift stehen darauf, wie dein Kunde sie eingetragen hat. Enthält ein Name ein Zeichen, das keine dieser Schriften kennt — etwa in georgischer oder bengalischer Schrift, oft auch in vereinfachtem Chinesisch —, steht dort statt des Namens ein Hinweis mit der Vorgangskennung. Gespeichert ist der Name unverändert, und die Karte am Beleg zeigt ihn.
Dein Kunde bekommt eine Kopie. Gleich nach dem Unterschreiben erscheint bei ihm ein Knopf zum Herunterladen, beim Angebot Unterschriebenes Angebot herunterladen — dieselbe Datei samt Protokollblatt, 15 Minuten lang. Danach sagt ihm die Seite, dass er die Kopie bei dir bekommt; du lädst sie an der Karte herunter.
Danach gilt:
- Die Unterschrift ist endgültig. Der Beleg lässt sich nicht noch einmal unterschreiben, und es gibt keinen neuen Link mehr.
- Einen Status „angenommen" setzt sie nicht — die Dokumentenliste zeigt nichts. Das Nachfassen hört aber auf.
- Ziehst du den Beleg später zurück, bleibt die Unterschrift an der Karte stehen.
Ungültig machen und neu erzeugen
Ging der Link an die falsche Adresse, wählst du Link ungültig machen …. Danach kann niemand mehr damit den Beleg ansehen oder unterschreiben; rückgängig machen lässt sich das nicht.
Neuen Link erzeugen … macht den bisherigen im selben Schritt ungültig. Wer den alten hat, liest nur noch, dass er nicht mehr gilt — schick ihm den neuen.
Ein Link gilt 30 Tage ab dem Erzeugen; die Karte zeigt Gültig bis mit Uhrzeit und Zeitzone. Verlängern lässt er sich nicht. Ist er abgelaufen, erzeugst du einen neuen; mit der Automatisierung sagt Zirko dir vorher Bescheid.
| Karte | Was sie heißt |
|---|---|
| Kein Link | Es gibt noch keinen Link. |
| Offen | Dein Kunde kann bis „Gültig bis" unterschreiben. |
| Abgelaufen | Die Frist ist um, online unterschrieben wurde nicht. |
| Ungültig gemacht | Du hast den Link geschlossen. |
| Unterschrieben | Dein Kunde hat online unterschrieben. |
| Gilt nicht mehr | Der Beleg ist zurückgezogen. |
| Stand unbekannt | Der Stand ließ sich nicht laden — Noch einmal laden. |
Nur noch lesen
Ist dein Betrieb auf nur noch lesen geschaltet (Die Testphase), erzeugst du keinen neuen Link, und Unterschriftslink einfügen fehlt. Link ungültig machen geht weiter — einen falsch verschickten Link schließt du immer. Auch das unterschriebene PDF lädst du weiter herunter.
Dein Kunde sieht das Dokument weiter, unterschreiben kann er gerade nicht; die Seite bittet ihn, sich direkt bei dir zu melden. Ist dein Betrieb wieder voll freigeschaltet, gilt ein offener Link bis zu seinem Ablauf.
Ohne Netz
Erzeugen und Ungültigmachen brauchen Netz; ohne sind die Knöpfe gesperrt, und die Karte sagt warum. Auch das unterschriebene PDF kommt nur mit Netz. Reißt die Verbindung beim Erzeugen ab, zeigt die Karte danach, ob ein Link entstanden ist — den Link selbst kann Zirko nicht noch einmal zeigen, erzeug im Zweifel einen neuen.
Dein Kunde braucht zum Unterschreiben ebenfalls Netz. Reißt es beim Absenden ab, sagt ihm die Seite, dass sie nicht weiß, ob die Unterschrift angekommen ist; er sendet noch einmal ab.
Wer das darf
Den Link erzeugen und ungültig machen dürfen die drei Büro-Rollen, Büro – Projektleitung an den Belegen ihrer Projekte. Die Mobil-Rollen sehen die Karte nicht. Siehe Rollen und Zugriffsrechte.
Was Zirko nicht tut
- Keine qualifizierte elektronische Signatur. Es ist eine gezeichnete Unterschrift mit Protokoll. Wo das Gesetz für einen Vertrag die Schriftform verlangt, ersetzt sie diese nicht.
- Zirko verschickt den Link nicht von selbst. Du gibst ihn weiter.
- Ob dein Kunde den Link geöffnet hat, weiß Zirko nicht. Es zählt nur die Unterschrift.
- Eine Zusage am Telefon oder auf Papier kennt Zirko nicht. Die Karte zeigt nur, was über den Link unterschrieben wurde.