Ton client n'a pas besoin de passer au bureau ni d'imprimer quoi que ce soit. Tu lui envoies un lien, il voit le devis sur son téléphone et signe du doigt — et tu reçois un e-mail dès qu'il l'a fait.
Cela fonctionne pour les types de pièce Devis, Estimation des coûts et Confirmation de commande, dès que la pièce est émise. Pour les factures, il n'y a pas de lien : elles attendent un paiement, pas une signature.
Générer le lien
Sur la pièce émise, la carte Lien de signature se trouve dans l'éditeur, sous l'Historique des envois. Générer un lien ouvre une fenêtre avec le lien. Si le PDF de la pièce n'existe pas encore, Zirko le crée d'abord.
Zirko n'affiche ce lien que maintenant. Transmets-le avant de fermer la fenêtre. Zirko ne pourra pas te le montrer une seconde fois — si tu en as de nouveau besoin, tu en génères un nouveau.
Quiconque a le lien voit la pièce avec ses prix. Envoie-le uniquement à la personne qui doit signer.
Transmettre le lien
- Copier le lien — pour un message que tu écris toi-même. Si le navigateur n'autorise pas la copie, tu sélectionnes le lien dans le champ et tu le copies à la main.
- Partager … — ouvre le menu de partage de ton appareil, par exemple pour un SMS ou une messagerie. Le bouton n'existe que là où l'appareil et le navigateur le proposent.
- Envoyer par e-mail … — ouvre Envoyer par e-mail avec le lien déjà dans le texte. Si tu annules, tu reviens au lien.
Insérer le lien de signature
Dans le dialogue Envoyer par e-mail — depuis l'éditeur comme depuis la liste des documents —, Insérer le lien de signature se trouve sous le message. Le bouton génère un lien et place un paragraphe avec la pièce, la durée de validité et le lien à l'endroit du curseur, sinon à la fin. Ensuite, il s'appelle Lien inséré — valable jusqu'au … ; un deuxième clic insère le même lien une nouvelle fois. Si un lien était déjà ouvert, une ligne en dessous indique que l'ancien ne sera alors plus valable.
Un lien mort ne part pas. Avant l'envoi, Zirko vérifie chaque lien de signature présent dans le texte. S'il a expiré ou a été invalidé — y compris parce qu'un nouveau a été généré entre-temps —, si ton client a déjà signé, ou si une modification du texte a abîmé le lien, l'e-mail ne part pas, et le dialogue te dit quoi faire : supprimer le lien du texte et l'insérer à nouveau. Pas de lien dans l'objet — l'objet est enregistré.
Le paragraphe inséré est rédigé dans la langue de ton e-mail. La page que ton client ouvre est dans la langue de la pièce.
Ce que voit ton client
Il ouvre le lien sans compte et sans se connecter :
- En haut, ton entreprise et Vérifier et signer, avec la pièce, la date, l'objet et le montant total.
- Le document lui-même, qu'il peut aussi ouvrir en PDF.
- Signer maintenant : saisir son nom, signer du doigt ou à la souris, Accepter et envoyer. Ce qui est enregistré à titre de preuve est indiqué avant.
La page est dans la langue de la pièce. Si tu émets un devis dans une autre langue, ton client lit aussi la page dans cette langue.
Si le lien n'est plus valable, il lit « Ce lien n'est plus valable » — dans la langue de son navigateur, car un lien mort ne révèle rien de la pièce. Un lien accepte au maximum cinq tentatives en dix minutes ; au-delà, la page demande d'attendre dix minutes.
Quand il a signé
Tu reçois un e-mail avec la pièce, son numéro, l'heure de la signature et le nom de ton client, ainsi qu'un lien qui mène à la pièce. Il est envoyé à la personne qui a généré le lien — tant qu'elle a un rôle de bureau dans l'entreprise et qu'elle a le droit de voir la pièce. S'il n'arrive pas, la signature est quand même valable.
Sur la pièce, la carte passe à Signé et montre qui a signé et quand, la somme de contrôle du document et l'identifiant de l'opération. Télécharger le PDF signé fournit le document avec le Protocole d'acceptation en dernière page : nom et signature, date et heure, adresse IP et appareil, somme de contrôle et identifiant. Le protocole est dans la langue de la pièce. Les noms en écriture latine, grecque, cyrillique, japonaise, coréenne, arabe, hébraïque, thaïe et devanagari y figurent tels que ton client les a saisis. Si un nom contient un caractère qu'aucune de ces écritures ne connaît — par exemple en géorgien ou en bengali, et souvent en chinois simplifié —, une mention avec l'identifiant de l'opération figure à la place du nom. Le nom est enregistré sans modification, et la carte sur la pièce l'affiche.
Ton client reçoit une copie. Juste après la signature, il voit un bouton pour la télécharger — pour un devis, Télécharger le devis signé. C'est le même fichier, feuille de protocole comprise, disponible 15 minutes. Ensuite, la page lui indique qu'il obtient la copie auprès de toi ; tu la télécharges depuis la carte.
À partir de là :
- La signature est définitive. La pièce ne peut pas être signée une seconde fois, et il n'y a plus de nouveau lien.
- Elle ne crée aucun statut « accepté » — la liste des documents n'affiche rien. La relance du devis s'arrête en revanche.
- Si tu retires la pièce plus tard, la signature reste affichée sur la carte.
Invalider et générer un nouveau lien
Si le lien est parti à la mauvaise adresse, choisis Invalider le lien …. Plus personne ne peut ensuite consulter ni signer la pièce avec ce lien ; c'est irréversible.
Générer un nouveau lien … invalide l'ancien dans le même geste. Celui qui a l'ancien ne lit plus que le message indiquant qu'il n'est plus valable — envoie-lui le nouveau.
Un lien est valable 30 jours à partir de sa génération ; la carte affiche Valable jusqu'au avec l'heure et le fuseau horaire. Il ne peut pas être prolongé. S'il a expiré, tu en génères un nouveau ; avec l'automatisation, Zirko te prévient avant.
| Carte | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Aucun lien | Il n'existe pas encore de lien. |
| Ouvert | Ton client peut signer jusqu'à la date indiquée sous « Valable jusqu'au ». |
| Expiré | Le délai est écoulé, personne n'a signé en ligne. |
| Invalidé | Tu as fermé le lien. |
| Signé | Ton client a signé en ligne. |
| Plus valable | La pièce a été retirée. |
| État inconnu | L'état n'a pas pu être chargé — Recharger. |
Lecture seule
Si ton entreprise est passée en lecture seule (La période d'essai), tu ne génères pas de nouveau lien, et Insérer le lien de signature n'apparaît pas. Invalider le lien reste possible — un lien envoyé par erreur, tu peux toujours le fermer. Tu continues aussi à télécharger le PDF signé.
Ton client voit toujours le document, mais ne peut pas signer pour le moment ; la page l'invite à s'adresser directement à toi. Dès que ton entreprise a de nouveau un accès complet, un lien ouvert reste valable jusqu'à son expiration.
Sans réseau
Générer et invalider nécessitent une connexion ; sans elle, les boutons sont bloqués et la carte dit pourquoi. Le PDF signé, lui aussi, ne vient qu'avec une connexion. Si la connexion se coupe pendant la génération, la carte indique ensuite si un lien a été créé — Zirko ne peut pas réafficher le lien lui-même ; dans le doute, génères-en un nouveau.
Ton client a lui aussi besoin d'une connexion pour signer. Si elle se coupe au moment de l'envoi, la page lui dit qu'elle ne sait pas si la signature est arrivée ; il l'envoie à nouveau.
Qui en a le droit
Les trois rôles de bureau peuvent générer et invalider le lien, Bureau – Direction de projet sur les pièces de ses projets. Les rôles mobiles ne voient pas la carte. Voir Rôles et droits d'accès.
Ce que Zirko ne fait pas
- Pas de signature électronique qualifiée. C'est une signature tracée avec protocole. Là où la loi exige la forme écrite pour un contrat, elle ne la remplace pas.
- Zirko n'envoie pas le lien de lui-même. C'est toi qui le transmets.
- Zirko ne sait pas si ton client a ouvert le lien. Seule la signature compte.
- Zirko ne connaît pas un accord donné par téléphone ou sur papier. La carte ne montre que ce qui a été signé via le lien.