Tvůj zákazník nemusí chodit do kanceláře ani nic tisknout. Pošleš mu odkaz, on si nabídku prohlédne v telefonu a podepíše ji prstem — a ty dostaneš e-mail, jakmile to udělá.
Funguje to u dokladů Nabídka, Předběžný rozpočet a Potvrzení zakázky, jakmile jsou vystavené. Pro faktury odkaz není: čekají na platbu, ne na podpis.
Vytvořit odkaz
U vystaveného dokladu je v editoru pod Historie odeslání karta Odkaz k podpisu. Vytvořit odkaz otevře okno s odkazem. Pokud PDF dokladu ještě neexistuje, Zirko ho nejdřív vytvoří.
Tento odkaz Zirko ukazuje jen teď. Předej ho dál, než okno zavřeš. Později ti ho Zirko znovu ukázat nemůže — budeš-li ho zase potřebovat, vytvoříš nový.
Kdo má odkaz, vidí doklad včetně cen. Pošli ho jen osobě, která má podepsat.
Předat odkaz dál
- Kopírovat odkaz — pro zprávu, kterou píšeš sám. Pokud prohlížeč kopírování nedovolí, označíš odkaz v poli a zkopíruješ ho ručně.
- Sdílet … — otevře menu sdílení tvého zařízení, třeba pro SMS nebo messenger. Tlačítko je jen tam, kde to zařízení a prohlížeč podporují.
- Odeslat e-mailem … — otevře Odeslat e-mailem s odkazem už v textu. Když tam akci zrušíš, vrátíš se k odkazu.
Vložit odkaz k podpisu
V dialogu Odeslat e-mailem — z editoru i ze seznamu dokladů — je pod zprávou Vložit odkaz k podpisu. Tlačítko vytvoří odkaz a vloží odstavec s dokladem, platností a odkazem na místo kurzoru, jinak na konec. Potom se jmenuje Odkaz vložen — platí do …; druhé kliknutí vloží tentýž odkaz ještě jednou. Pokud už nějaký odkaz platil, stojí pod tlačítkem, že ten dosavadní pak přestane platit.
Neplatný odkaz neodejde. Před odesláním Zirko zkontroluje každý odkaz k podpisu v textu. Pokud vypršel nebo byl zneplatněn — i proto, že mezitím vznikl nový —, pokud už tvůj zákazník podepsal, nebo pokud se odkaz při úpravách zkomolil, e-mail neodejde a dialog ti řekne, co dělat: odkaz z textu smazat a vložit znovu. Do předmětu odkaz nepatří — předmět se ukládá.
Vložený odstavec je v jazyce tvého e-mailu. Stránka, kterou tvůj zákazník otevře, je v jazyce dokladu.
Co uvidí tvůj zákazník
Odkaz otevře bez účtu a bez přihlášení:
- Nahoře tvoje firma a Zkontrolovat a podepsat, s dokladem, datem, předmětem a celkovou částkou.
- Samotný dokument, i k otevření jako PDF.
- Nyní podepsat: zadá jméno, podepíše se prstem nebo myší a stiskne Přijmout a odeslat. Co se ukládá pro doložení, stojí tam předem.
Stránka je v jazyce dokladu. Vystavíš-li nabídku v jiném jazyce, čte tvůj zákazník v tomto jazyce i stránku.
Když už odkaz neplatí, přečte si „Tento odkaz už neplatí“ — v jazyce svého prohlížeče, protože neplatný odkaz o dokladu nic neprozradí. Jeden odkaz přijme nejvýš pět pokusů za deset minut; potom stránka požádá, aby deset minut počkal.
Když podepsal
Dostaneš e-mail s dokladem, číslem, časem a jménem tvého zákazníka, k tomu odkaz, který tě zavede k dokladu. Přijde osobě, která odkaz k podpisu vytvořila — pokud má ve firmě kancelářskou roli a smí doklad vidět. Když nedorazí, podpis platí i tak.
U dokladu ukazuje karta Podepsáno, kdo kdy podepsal, kontrolní součet dokladu a identifikátor operace. Stáhnout podepsané PDF ti dá dokument, jehož poslední stranou je Protokol o přijetí: jméno a podpis, datum a čas, IP adresa a zařízení, kontrolní součet a identifikátor. Protokol je v jazyce dokladu. Jména psaná latinkou, řeckým písmem, cyrilicí, japonským, korejským, arabským, hebrejským nebo thajským písmem či dévanágarí jsou na něm uvedena tak, jak je tvůj zákazník zadal. Obsahuje-li jméno znak, který žádné z těchto písem nezná — například v gruzínském nebo bengálském písmu, často i ve zjednodušené čínštině —, je místo jména uvedeno upozornění s identifikátorem operace. Jméno je uložené beze změny a karta u dokladu ho ukazuje.
Tvůj zákazník dostane kopii. Hned po podpisu se mu objeví tlačítko ke stažení, u nabídky Stáhnout podepsanou nabídku — tentýž soubor i s protokolovým listem, po dobu 15 minut. Potom mu stránka řekne, že kopii dostane od tebe; ty si ji stáhneš na kartě.
Pak platí:
- Podpis je konečný. Doklad nelze podepsat znovu a nový odkaz už vytvořit nejde.
- Stav „přijato“ podpis nenastaví — seznam dokladů nic neukazuje. Připomenutí nabídky ale přestane.
- Když doklad později odvoláš, podpis na kartě zůstane.
Zneplatnit a vytvořit nový
Pokud odkaz odešel na špatnou adresu, zvolíš Zneplatnit odkaz …. Potom si přes něj už nikdo doklad neprohlédne ani ho nepodepíše; vrátit to nelze.
Vytvořit nový odkaz … ve stejném kroku zneplatní ten dosavadní. Kdo má starý, dočte se už jen, že neplatí — pošli mu nový.
Odkaz platí 30 dní od vytvoření; karta ukazuje Platí do s časem a časovým pásmem. Prodloužit ho nelze. Když vyprší, vytvoříš nový; Automatizace ti dá vědět předem.
| Karta | Co znamená |
|---|---|
| Žádný odkaz | Odkaz ještě neexistuje. |
| Čeká na podpis | Tvůj zákazník může podepsat do „Platí do“. |
| Vypršel | Lhůta uplynula, online podepsáno nebylo. |
| Zneplatněn | Odkaz jsi uzavřel. |
| Podepsáno | Tvůj zákazník podepsal online. |
| Už neplatí | Doklad je odvolán. |
| Stav neznámý | Stav se nepodařilo načíst — Načíst znovu. |
Jen pro čtení
Je-li tvoje firma přepnutá na jen pro čtení (Zkušební období), nový odkaz nevytvoříš a Vložit odkaz k podpisu chybí. Zneplatnit odkaz funguje dál — omylem odeslaný odkaz uzavřeš vždycky. Také podepsané PDF si dál stáhneš.
Tvůj zákazník dokument dál vidí, podepsat ho ale teď nemůže; stránka ho požádá, aby se ti ozval přímo. Až bude tvoje firma znovu plně přístupná, platí čekající odkaz až do svého vypršení.
Bez sítě
Vytvoření i zneplatnění potřebují síť; bez ní jsou tlačítka zablokovaná a karta řekne proč. Také podepsané PDF stáhneš jen se sítí. Přeruší-li se spojení při vytváření, karta potom ukáže, zda odkaz vznikl — samotný odkaz ti Zirko znovu ukázat nemůže, v případě pochybností vytvoř nový.
Tvůj zákazník potřebuje k podpisu také síť. Přeruší-li se při odesílání, stránka mu řekne, že neví, zda podpis dorazil; odešle ho znovu.
Kdo to smí
Vytvořit a zneplatnit odkaz smějí tři kancelářské role, Kancelář – vedení projektu u dokladů svých projektů. Terénní role kartu nevidí. Viz Role a přístupová práva.
Co Zirko nedělá
- Žádný kvalifikovaný elektronický podpis. Je to nakreslený podpis s protokolem. Kde zákon pro smlouvu vyžaduje písemnou formu, nenahrazuje ji.
- Zirko odkaz samo neposílá. Předáváš ho ty.
- Zda tvůj zákazník odkaz otevřel, Zirko neví. Počítá se jen podpis.
- Souhlas po telefonu nebo na papíře Zirko nezná. Karta ukazuje jen to, co bylo podepsáno přes odkaz.