Din kund behöver varken komma till kontoret eller skriva ut något. Du skickar en länk, kunden ser offerten i telefonen och skriver under med fingret — och du får ett mejl så snart det är gjort.
Det går med Offert, Kostnadsförslag och Orderbekräftelse så snart underlaget är utställt. För fakturor finns ingen länk: de väntar på en betalning, inte på en underskrift.
Skapa länken
På det utställda underlaget står kortet Underskriftslänk i redigeraren, under Utskickshistorik. Skapa länk öppnar ett fönster med länken. Finns underlagets PDF inte än, skapar Zirko den först.
Den här länken visar Zirko bara nu. Lämna den vidare innan du stänger fönstret. Zirko kan inte visa den för dig igen senare — behöver du den igen, skapar du en ny.
Den som har länken ser underlaget inklusive priser. Skicka den bara till den person som ska skriva under.
Lämna vidare länken
- Kopiera länk — för ett meddelande som du skriver själv. Tillåter inte webbläsaren kopieringen, markerar du länken i fältet och kopierar den för hand.
- Dela … — öppnar enhetens delningsmeny, till exempel för sms eller en meddelandeapp. Knappen finns bara där enheten och webbläsaren erbjuder det.
- Skicka via e-post … — öppnar Skicka via e-post med länken redan i texten. Avbryter du där kommer du tillbaka till länken.
Infoga underskriftslänk
I dialogen Skicka via e-post — från redigeraren likaväl som från dokumentlistan — står Infoga underskriftslänk under meddelandet. Knappen skapar en länk och sätter in ett stycke med underlag, giltighet och länk där markören står, annars i slutet. Sedan heter knappen Länk infogad — giltig till …; ett andra klick infogar samma länk en gång till. Fanns det redan en öppen länk, står det under knappen att den tidigare sedan inte längre gäller.
En död länk går inte i väg. Före utskicket kontrollerar Zirko varje underskriftslänk i texten. Har den gått ut eller ogiltigförklarats — också för att en ny har skapats under tiden —, har din kund redan skrivit under, eller har redigeringen förstört länken, skickas mejlet inte, och dialogen säger vad du ska göra: ta bort länken ur texten och infoga den på nytt. I ämnesraden hör ingen länk hemma — ämnet sparas.
Det infogade stycket står på mejlets språk. Sidan som din kund öppnar står på underlagets språk.
Det här ser din kund
Kunden öppnar länken utan konto och utan inloggning:
- Överst ditt företag och Granska och skriv under, med underlag, datum, ämne och totalbelopp.
- Själva dokumentet, som också går att öppna som PDF.
- Skriv under nu: kunden skriver in sitt namn, skriver under med fingret eller musen och trycker på Anta och skicka. Vad som sparas som bevis står där i förväg.
Sidan står på underlagets språk. Ställer du ut en offert på ett annat språk, läser din kund också sidan på det språket.
Gäller länken inte längre, läser kunden ”Den här länken gäller inte längre” — på webbläsarens språk, eftersom en död länk inte avslöjar något om underlaget. En länk tar emot högst fem försök på tio minuter; sedan ber sidan kunden att vänta tio minuter.
När kunden har skrivit under
Du får ett mejl med underlag, nummer, tidpunkt och din kunds namn, och en länk till underlaget. Det går till den person som skapade länken — så länge personen har en kontorsroll i företaget och får se underlaget. Kommer mejlet inte fram, gäller underskriften ändå.
På underlaget visar kortet Underskriven vem som skrev under och när, dokumentets kontrollsumma och ärendebeteckningen. Ladda ner underskriven PDF ger dig dokumentet med protokollbladet Antagandeprotokoll som sista sida: namn och underskrift, datum och klockslag, IP-adress och enhet, kontrollsumma och beteckning. Protokollet står på underlagets språk. Namn i latinsk, grekisk, kyrillisk, japansk, koreansk, arabisk, hebreisk och thailändsk skrift samt devanagari står där precis som din kund skrev in dem. Innehåller ett namn ett tecken som ingen av dessa skrifter har — till exempel georgisk eller bengalisk skrift, ofta också förenklad kinesiska —, står i stället för namnet en notering med ärendebeteckningen. Namnet är sparat oförändrat, och kortet på underlaget visar det.
Din kund får en kopia. Direkt efter underskriften får kunden en knapp för nedladdning, för en offert Ladda ner den underskrivna offerten — samma fil med protokollblad, i 15 minuter. Sedan säger sidan att kunden får kopian från dig; du laddar ner den i kortet.
Från och med då gäller:
- Underskriften är slutgiltig. Underlaget kan inte skrivas under en gång till, och det blir ingen ny länk.
- Någon status ”antagen” sätter den inte — dokumentlistan visar ingenting. Uppföljningen slutar däremot.
- Drar du tillbaka underlaget senare, står underskriften kvar i kortet.
Ogiltigförklara och skapa på nytt
Gick länken till fel adress, väljer du Ogiltigförklara länken …. Sedan kan ingen längre se eller skriva under underlaget med den; det går inte att ångra.
Skapa ny länk … ogiltigförklarar den tidigare i samma steg. Den som har den gamla läser bara att den inte längre gäller — skicka den nya.
En länk gäller i 30 dagar från när den skapas; kortet visar Giltig till med klockslag och tidszon. Den går inte att förlänga. Har den gått ut, skapar du en ny; med Automatisering säger Zirko till i förväg.
| Kortet | Vad det betyder |
|---|---|
| Ingen länk | Det finns ingen länk än. |
| Öppen | Din kund kan skriva under fram till ”Giltig till”. |
| Utgången | Fristen är slut, ingen underskrift gjordes online. |
| Ogiltigförklarad | Du har stängt länken. |
| Underskriven | Din kund har skrivit under online. |
| Gäller inte längre | Underlaget har dragits tillbaka. |
| Status okänd | Statusen kunde inte läsas in — Läs in igen. |
Endast läsläge
Är ditt företag i endast läsläge (Testperioden), kan du inte skapa någon ny länk, och Infoga underskriftslänk saknas. Ogiltigförklara länken fungerar fortfarande — en felskickad länk stänger du alltid. Den underskrivna PDF:en laddar du också ner som vanligt.
Din kund ser fortfarande dokumentet men kan inte skriva under just nu; sidan ber kunden att höra av sig direkt till dig. När ditt företag är fullt upplåst igen, gäller en öppen länk tills den går ut.
Utan nät
Att skapa och ogiltigförklara kräver nät; utan nät är knapparna spärrade, och kortet säger varför. Även den underskrivna PDF:en kommer bara med nät. Bryts anslutningen medan länken skapas, visar kortet efteråt om en länk skapades — själva länken kan Zirko inte visa igen, så skapa en ny om du är osäker.
Din kund behöver också nät för att skriva under. Bryts det vid skickandet, säger sidan att den inte vet om underskriften kom fram; kunden skickar igen.
Vem som får göra det
Länken får skapas och ogiltigförklaras av de tre kontorsrollerna, av Kontor – projektledning på underlagen i de egna projekten. Fältrollerna ser inte kortet. Se Roller och behörigheter.
Vad Zirko inte gör
- Ingen kvalificerad elektronisk signatur. Det är en ritad underskrift med protokoll. Där lagen kräver skriftlig form för ett avtal ersätter den inte den formen.
- Zirko skickar inte länken av sig självt. Du lämnar den vidare.
- Om din kund har öppnat länken vet Zirko inte. Det är bara underskriften som räknas.
- Ett ja per telefon eller på papper känner Zirko inte till. Kortet visar bara det som har skrivits under via länken.