Clientul tău nu trebuie să vină la birou și nici să tipărească ceva. Îi trimiți un link, el vede oferta pe telefon și semnează cu degetul — iar tu primești un e-mail imediat ce a făcut-o.
Merge cu Ofertă, Deviz estimativ și Confirmare de comandă, de îndată ce documentul este emis. Pentru facturi nu există link: ele așteaptă o plată, nu o semnătură.
Generarea linkului
La documentul emis, în editor, sub Istoricul trimiterilor se află secțiunea Link de semnare. Generează un link deschide o fereastră cu linkul. Dacă PDF-ul documentului nu există încă, Zirko îl generează mai întâi.
Zirko arată acest link doar acum. Transmite-l înainte să închizi fereastra. Mai târziu, Zirko nu ți-l mai poate arăta — dacă ai din nou nevoie de el, generezi unul nou.
Cine are linkul vede documentul, inclusiv prețurile. Trimite-l doar persoanei care trebuie să semneze.
Transmiterea linkului
- Copiază linkul — pentru un mesaj pe care îl scrii tu. Dacă browserul nu permite copierea, selectezi linkul din câmp și îl copiezi manual.
- Partajează … — deschide meniul de partajare al dispozitivului tău, de exemplu pentru SMS sau o aplicație de mesagerie. Butonul există doar acolo unde dispozitivul și browserul oferă așa ceva.
- Trimite prin e-mail … — deschide Trimite prin e-mail cu linkul deja în text. Dacă renunți acolo, revii la link.
Inserează linkul de semnare
În dialogul Trimite prin e-mail — atât din editor, cât și din lista de documente — sub mesaj se află Inserează linkul de semnare. Butonul generează un link și pune un paragraf cu documentul, valabilitatea și linkul acolo unde se află cursorul, altfel la final. După aceea butonul se numește Link inserat — valabil până la …; un al doilea clic inserează din nou același link. Dacă exista deja un link deschis, dedesubt scrie că cel anterior nu va mai fi valabil.
Un link mort nu pleacă. Înainte de trimitere, Zirko verifică fiecare link de semnare din text. Dacă a expirat sau a fost invalidat — inclusiv pentru că între timp s-a generat unul nou —, dacă clientul tău a semnat deja sau dacă editarea a stricat linkul, e-mailul nu pleacă, iar dialogul îți spune ce ai de făcut: ștergi linkul din text și îl inserezi din nou. În subiect nu se pune niciun link — subiectul se salvează.
Paragraful inserat este în limba e-mailului tău. Pagina pe care o deschide clientul tău este în limba documentului.
Ce vede clientul tău
Deschide linkul fără cont și fără autentificare:
- Sus, firma ta și Verificați și semnați, cu documentul, data, subiectul și suma totală.
- Documentul însuși, pe care îl poate deschide și ca PDF.
- Semnați acum: își scrie numele, semnează cu degetul sau cu mouse-ul și apasă Acceptă și trimite. Ce se salvează ca dovadă scrie înainte.
Pagina este în limba documentului. Dacă emiți o ofertă în altă limbă, clientul tău citește și pagina în acea limbă.
Dacă linkul nu mai este valabil, citește „Acest link nu mai este valabil” — în limba browserului său, pentru că un link mort nu dezvăluie nimic despre document. Un link acceptă cel mult cinci încercări în zece minute; după aceea, pagina îl roagă să aștepte zece minute.
După ce a semnat
Primești un e-mail cu documentul, numărul, momentul semnării și numele clientului tău, plus o trimitere către document. Pleacă la persoana care a generat linkul — cât timp are în firmă un rol de birou și are voie să vadă documentul. Dacă nu ajunge, semnătura este valabilă oricum.
La document, secțiunea trece pe Semnat și arată cine a semnat și când, suma de control a documentului și identificatorul de operațiune. Descarcă PDF-ul semnat îți dă documentul cu fișa Protocol de acceptare ca ultimă pagină: nume și semnătură, data și ora, adresa IP și dispozitivul, suma de control și identificatorul. Protocolul este în limba documentului. Numele scrise cu caractere latine, grecești, chirilice, japoneze, coreene, arabe, ebraice, thailandeze sau devanagari apar pe el exact cum le-a introdus clientul tău. Dacă un nume conține un caracter pe care niciuna dintre aceste scrieri nu îl cunoaște — de exemplu în georgiană sau bengaleză, adesea și în chineza simplificată —, în locul numelui apare o mențiune cu identificatorul de operațiune. Numele este salvat neschimbat, iar secțiunea de la document îl afișează.
Clientul tău primește o copie. Imediat după semnare îi apare un buton de descărcare, la ofertă Descarcă oferta semnată — același fișier, cu fișa de protocol, timp de 15 minute. După aceea, pagina îi spune că primește copia de la tine; tu o descarci din secțiune.
De atunci:
- Semnătura este definitivă. Documentul nu mai poate fi semnat încă o dată, și nu mai există niciun link nou.
- Nu setează o stare „acceptat” — lista de documente nu arată nimic. Revenirea la ofertă se oprește însă.
- Dacă retragi documentul mai târziu, semnătura rămâne afișată în secțiune.
Invalidarea și generarea unui link nou
Dacă linkul a ajuns la adresa greșită, alegi Invalidează linkul …. După aceea nimeni nu mai poate vedea sau semna documentul cu el; acțiunea nu poate fi anulată.
Generează un link nou … invalidează linkul anterior în același pas. Cine îl are pe cel vechi citește doar că nu mai este valabil — trimite-i-l pe cel nou.
Un link este valabil 30 de zile de la generare; secțiunea arată Valabil până la cu ora și fusul orar. Nu poate fi prelungit. Dacă a expirat, generezi unul nou; cu automatizarea, Zirko te anunță dinainte.
| Secțiune | Ce înseamnă |
|---|---|
| Niciun link | Nu există încă niciun link. |
| Deschis | Clientul tău poate semna până la data de la „Valabil până la”. |
| Expirat | Termenul a trecut, nu s-a semnat online. |
| Invalidat | Ai închis linkul. |
| Semnat | Clientul tău a semnat online. |
| Nevalabil | Documentul a fost retras. |
| Stare necunoscută | Starea nu a putut fi încărcată — Încarcă din nou. |
Doar citire
Dacă firma ta este trecută pe doar citire (Perioada de probă), nu generezi un link nou, iar Inserează linkul de semnare lipsește. Invalidează linkul merge în continuare — un link trimis greșit îl poți închide întotdeauna. Și PDF-ul semnat îl descarci în continuare.
Clientul tău vede documentul în continuare, dar momentan nu poate semna; pagina îl roagă să te contacteze direct. Când firma ta este din nou deblocată complet, un link deschis rămâne valabil până expiră.
Fără rețea
Generarea și invalidarea au nevoie de rețea; fără ea, butoanele sunt blocate, iar secțiunea spune de ce. Și PDF-ul semnat vine doar cu rețea. Dacă conexiunea se întrerupe în timpul generării, secțiunea arată după aceea dacă s-a creat un link — linkul însuși Zirko nu ți-l poate arăta din nou; dacă nu ești sigur, generează unul nou.
Și clientul tău are nevoie de rețea ca să semneze. Dacă ea se întrerupe la trimitere, pagina îi spune că nu știe dacă semnătura a ajuns; el trimite din nou.
Cine are voie
Linkul îl pot genera și invalida cele trei roluri de birou, Birou – Șef de proiect la documentele proiectelor sale. Rolurile de teren nu văd secțiunea. Vezi Roluri și drepturi de acces.
Ce nu face Zirko
- Nicio semnătură electronică calificată. Este o semnătură desenată, cu protocol. Acolo unde legea cere forma scrisă pentru un contract, ea nu o înlocuiește.
- Zirko nu trimite linkul de la sine. Tu îl transmiți mai departe.
- Zirko nu știe dacă clientul tău a deschis linkul. Contează doar semnătura.
- Un acord dat la telefon sau pe hârtie Zirko nu îl cunoaște. Secțiunea arată doar ce s-a semnat prin link.